5 tips för en mer effektiv vardag

Du har precis avslutat ett möte, kommer tillbaka till din dator och ska svara på ett viktigt mejl men blir avbruten av en kollega och samtidigt börjar din mobil bredvid dig plinga…..känner du igen dig?

Den 12 juni anordnade Inhouse ett seminarium på temat ”Få hjärnkoll på ditt fokus”, med föreläsaren Mia Breitholtz Söderström från TimeFinder. På seminariet berättade Mia bland annat om en amerikansk undersökning som visar att vi i genomsnitt blir avbrutna var tredje minut när vi sitter och arbetar. Det är med andra ord lätt att bli distraherad och tappa fokus men det finns några saker du kan göra för att få mer kontroll över din arbetsvardag. Inspirerad av seminariet följer här 5 tips om att frigöra mer tid, minska stressen och arbeta mer effektivt.

1. Se över din mejlstruktur
Rensa bort lästa och bearbetade mejl från inkorgen och gör ett enklare mappsystem där du sorterar in mejlen som behöver sparas. För en del av oss passar det bra med mappar som ”HR”, ”Ekonomi” eller ”Kommunikation” medan andra föredrar att ha mappar döpta efter avsändare. Med ordning bland mejlen jobbar du mer effektivt.

2. Stäng av dina aviseringar
Du tjänar mycket tid på att stänga ner din mejl en stund för att inte bli störd av aviseringarna i det nedre högra hörnet. Alla mejl behöver inte hanteras omedelbart och bara en sådan enkel sak som att ha aviseringarna på ljudlöst emellanåt kan göra stor skillnad. Så se över dina mejlinställningar på din dator och gå samtidigt igenom vilka appar som ska ha popup-aviseringar på din mobil.

3. Gör dig själv svårnåbar
Sitter du i eget rum så kan du sätta upp en lapp att du är upptagen mellan kl. 13-14. Sitter du i aktivitetsbaserat kontor eller i öppet kontorslandskap så kan du välja den tysta zonen eller stänga in dig i ett tyst rum för uppgifter som kräver mycket fokus. Arbetar ni i interna chattforum går det oftast att markera sig som ”upptagen” eller ”stör ej” ibland för att kunna koncentrera sig.

4. Prioritera och ställ motfrågor
Lättare sagt än gjort men att rangordna dina arbetsuppgifter och projekt efter prioritet, istället för att försöka lösa allt på en gång, kommer att minska din stress. Testa att ställa en motfråga om deadlines när någon av dina uppdragsgivare eller kollegor kommer med en arbetsuppgift. Behöver det göras under dagen eller räcker det om det sker senare i veckan? 

5. Planera in administrativa uppgifter och blocka din kalender
Planera in tid för administrativa uppgifter och skriv in det i din kalender. Istället för att löpande, flera gånger i veckan ägna tid åt till exempel fakturagranskningar, utbetalningar eller bokning av tågbiljetter kanske det kan samlas ihop och ske en fast dag vid en planerad tid? 

Eller funderar du på att söka nytt jobb? Missa inte våra tips hur du kan komma igång