Begreppsförvirring i assistentvärlden
Framtiden och statusen för Executive Assistants har länge varit otydlig, något som skapar förvirring hos både kunder och medarbetare. Nu tar Inhouse krafttag mot problemet och satsar på utvecklingen av framgångsrika assistenter, senast genom ett inspirerande seminarium med erfarna Eva Jalex, Executive Assistant på Amrop.
Sekreterare, assistent, office manager, Personal Assistant och Executive Assistant. Detta är bara några av de roller som vuxit fram ur det som förr kort och gott kallades för sekreterare. Detta är en befattningsutveckling som aldrig riktigt kommunicerats och förtydligats enligt Eva Jalex, Executive Assistant på Amrop som arbetat inom assistentbranschen i snart 35 år.
-Nu för tiden upplever jag att när jag själv och andra i liknande roller förklarar vad vi gör på våra jobb så uppstår det en befattningsförvirring och jag tror att det är väldigt viktigt att man börjar reda ut vad som är vad.
Måste sätta rollerna En del av ansvaret för att börja reda ut befattningsförvirringen ligger på företagen, menar Eva. Först genom att sätta sina organisationsscheman på ett korrekt sätt och fundera över sina behov kan man få rätt person på rätt plats, men företagen behöver hjälp på vägen.
-Oavsett hur de sköter sin bemanning eller rekrytering så behöver de hjälp med vad de faktiskt söker, för det tror jag inte att man reflekterar över. Söker de efter en Executive Assistant eller snarare en Office Manager? Det kan rekryterings- och bemanningsföretagen hjälpa till med.
Assistentens eget ansvar Enligt Eva ligger även mycket av ansvaret för rollernas anseende och utveckling på assistenterna själva men problemet är att de själva inte riktigt hängt med i de olika befattningarnas utveckling.
-Vi har fastnat i någonting och jag kan ibland fundera över varför vi har varit så dåliga på att utveckla och sätta våra befattningsbeskrivningar. Någonstans är det ju vi assistenter i stort som är ansvariga för det, ett ansvar som var och en har. Man kan inte tro att andra ska ändra synen på assistenter utan det är ju vi själva som måste påverka det och ansvar är ingenting man får, det är någonting man tar.
Framtidsspaning Framtiden för Executive Assistants tror Eva kommer att innebära ett ökat krav på någon form av akademisk bakgrund eller kvalificerad utbildning. En förståelse för ekonomi och marknadsföring, för arbetet på en HR-avdelning och för språket som används på ledningsnivå förväntas allt mer av en Executive Assistant. När rollberskrivningarna och dess innebörd är förankrade hos såväl företag som yrkesgruppen assistenter ger det enligt Eva möjlighet för olika typer av personer med olika bakgrund att hitta det som passar just dem.
-Det innebär ju också nya fantastiska möjligheter till en karriär, det vill säga att du kan växa och utvecklas i den här rollen vilket jag vill påstå att man inte kunnat i samma utsträckning tidigare.
Seminarium för assistenter Eva höll i förra veckan ett seminarium på Inhouse där hon talade om Executive Assistants ur ett historiskt perspektiv såväl som nulägesrapport och framtidsspaning. Det var ett fullsatt seminarium med många intresserade assistenter på plats.
-Executive Assistant är en extremt ensam roll så man behöver andra i liknande roller i sitt nätverk som förstår och som man kan bolla sina tankar och idéer med. Mycket inom rollen är diffust och det är fortfarande svårt att ta den plats man måste ha för att kunna göra sitt jobb bra och detta vill jag hjälpa dem med.
