Kontakt

”En Executive Assistant är en viktig funktion för ledningen”


Foto: Alexander Ruas

När Karin Thalén började som sjukhusdirektör på Stockholms Sjukhem i augusti 2016 tog hon hjälp av Inhouse för att rekrytera en Executive Assistant.

Vid rekryteringen till den nya rollen som Executive Assistant till Stockholms Sjukhem var det de personliga egenskaperna som var viktigast.
– Vi sökte en person som både var lugn och stabil men samtidigt hungrig. Personen behövde ha social och emotionell kompetens samt förmåga att kunna ta folk; i både med- och motgång. Jag ville ha en person som arbetar som en bro mellan enheter och kan vara vårt ansikte utåt; både internt och externt.

Stockholms Sjukhem är en idéburen aktör med många olika verksamheter och drygt 850 anställda så för Karin är det viktigt att assistenten är proaktiv och tar initiativ.
– Min assistent måste hela tiden ligga steget före mig så jag kan lägga mitt fulla fokus på verksamheterna och affärsutvecklingen.

I rollen ingår det även att vara kontorsansvarig och att arbeta med vissa interna projekt. Exempelvis så kommer Stockholms Sjukhem att fira 150 år 2017 och en del av Executive Assistants uppdrag kommer vara att arbeta med jubileet.

Så utvecklar du din personal (och får dem att stanna!)

Erfarenhet från ledningsarbete

Förutom att vara Karin och ledningsgruppens högra hand så är en viktig del i den nya rollen att arbeta med Stockholms Sjukhems styrelse.
– Vi letade efter en person med erfarenhet av att skriva, arbeta med mötesteknik och protokoll samt med för- och efterarbete i samband med styrelsemöten. Det gäller till exempel att informera om beslut som är tagna men också om uppdrag vi ska verkställa.

En roll i förändring

Karin har lång erfarenhet av att arbeta med assistenter genom en rad olika chefsbefattningar och menar att tjänsten och arbetsuppgifterna har förändrats mycket de senaste åren.
– Det har varit en spännande utveckling och jag tror att rollen som assistent är mycket mer attraktiv idag än det var för 15 år sedan då arbetsuppgifterna snarare handlade om att beställa pennor och koka kaffe. Omvärlden förändras snabbt och vården och omsorgen är konkurrensutsatta, vilket gör att vi alltid behöver vara på tårna och ha en helikoptersyn. I den omvärldsspaningen är en Executive Assistant en viktig funktion för ledningen.

Så matchar du kandidat med företagskultur!

Du kanske också vill läsa om:

Anneli, som har en ett-årig inhyrning på Skärgårdsstiftelsen som receptionist, delar med sig av sina bästa tips för att lyckas som konsult.

Anders, VD på UC AB, har en tydlig bild av hur en Executive Assistant ska vara. 

Liknande artiklar