Så skapar du effektiva möten- 5 råd till dig som mötesledare

Har du tröttnat på tråkiga, ostrukturerade möten som stjäl massor av värdefull tid? Lär dig konsten att skapa bra möten som engagerar och som leder till bättre resultat.

1) Bestäm syftet med mötet och skicka ut en agenda
Skapa förutsättningar så att alla har relevant information innan mötet. Det låter ganska självklart, men det är viktigt att definiera vad som är syftet med mötet. Tydliggör redan i mötesinbjudan vad ni ska åstadkomma under mötet så att alla deltagare får chansen att komma förberedda, det räcker inte att du som sammankallar mötet vet vad syftet är.

Läs även "Checklista – så här genomför du en framgångsrik workshop"

2) Bjud in rätt deltagare
Var kritisk när du tänker igenom antalet deltagare. Bjud bara in deltagare med rätt kompetens och som är involverade i ämnena som ska behandlas på mötet. Det ger ett större engagemang och du respekterar allas tid.

3) Parkera sidodiskussioner
Ett irritationsmoment för många mötesdeltagare är att man fastnar i frågor och ämnen, vilket gör att man inte hinner gå igenom allt som var planerat. En annan källa till irritation är sidodiskussioner. Märker du att mötet ”tappar tråden” så påminn deltagarna om syftet med mötet och styr in på rätt spår igen.

4) Gör en to-do-lista
Gör en konkret åtgärdslista löpande under mötet där det tydligt framgår vem som ansvarar för vilken aktivitet, när den ska vara klar och hur det ska följas upp. Målet är att det inte finns några frågetecken eller oklarheter efteråt. Det bästa brukar vara att man turas om att ta enklare anteckningar.

5) Håll tiden
De flesta har fler saker att göra under sin arbetsdag än att gå på just ditt möte så respektera sluttiden. Om ni inte har kommit fram till det ni skulle, bestäm vad ni behöver ta reda på för att kunna komma fram till ett beslut.

Bonustips:

• Har du möten med deltagare som har en tendens att hålla på med sina mobiler under mötet? Bestäm att alla lägger undan sina mobiler på ljudlöst (med displayen ner).
• Prioritera den viktigaste frågan först. Den punkt som diskuteras först får ofta mest fokus.
• Vill du att ett möte ska gå undan? Stå upp. Är det bara två personer som inte behöver en dator framför sig kan ni passa på att avhandla ämnet över en promenad.
• Boka 45 minuters möten istället för de slentrianmässiga 60 minuter. Det kanske till och med räcker med 30 minuter?