Kontakt

Checklista – så här genomför du en framgångsrik workshop


En workshop kan vara en möjlighet till insikter och handlingsplaner men utan en ordentlig struktur riskerar din workshop att bli ett möte med lite gula lappar, där syftet är oklart och resultatet är otydligt. Här delar vi med oss av några tankar kring vad som är bra att tänka på för att kunna genomföra en lyckad workshop.

1) Syfte och mål
Tydliggör varför workshopen genomförs, vad den ska leda till samt hur resultatet ska användas. Ni investerar både tid och besvär för att få till er workshop …se då till att den ger något!

2) Deltagare
Utse deltagare som tillsammans kan hantera och diskutera det aktuella ämnet. Ofta är det personer med olika roller som på ett eller annat sätt är kopplad till processen. Välj gärna deltagare så att ni får en bred representation och motsatsförhållanden, till exempel juniorer/ seniorer och så vidare.

3) Workshopledaren
Denne agerar oberoende och driver workshopen framåt på ett engagerat och energiskt sätt. Workshopledaren ställer frågor för gruppen att hantera, sammanfattar respektive steg av workshopen samt vågar ställa besvärliga frågor och vara ifrågasättande.

4) Tydlig inbjudan
Skicka i god tid ut en tydlig inbjudan som undertecknas av workshopens ägare. Ange start och stopptider, syfte och mål, lite kort om dagordningen samt vilka som deltar. 

Läs även våra tips för effektiva möten- 5 tips till dig som mötesledare

5) Förbered deltagarna
Skicka ut förberedande material i god tid för genomläsning. Det kan till exempel vara rapporter, budget och projektdokument.

6) Körschema
Skapa en agenda och tidsbestäm alla delar så ni får in det som ska hinnas med. Planera tid för själva övningarna, instruktionerna, kaffepauser och bufferttid m.m. Fundera även på vilka spelregler som ska gälla under er workshop. Att mobilerna sätts på ljudlöst och läggs åt sidan kan vara en spelregel.

7) Deltagarnas aktivitet
Var och en av deltagarna har valts ut för att kunna bidra med sin pusselbit och synpunkt. Det är en förväntan som finns på deltagarna, men även en roll som workshopledaren måste uppmana till. Vid vissa tillfällen kan du exempelvis låta varje deltagare skriva ner sina tankar enskilt. På så sätt får du med åsikter från de som vanligtvis tar en tyst eller passiv roll.

8) Dokumentera
Vilka frågor hanterades och vad kom ni fram till? Gjorde ni en prioritering  eller formulering att ta vidare? Satte ni en tidplan eller ansvarsfördelning?  Se till att all fakta och information som kommit fram under workshopen tas med i dokumentationen.

9) Presentera för gruppen 
Gruppen ska så snart som möjligt få ta del av dokumentationen från er workshop. Påminn gruppen om det är något specifikt man lovat att göra och passa också på att få in feedback, kanske genom ett frågeformulär.

10) Från ord till handling
Säkra att resultatet från er workshop kommer till användning och att resultatet svarar mot den investering i tid ni gjorde, så att er workshop inte bara blir…”ett bra möte med gula lappar”.

Läs även våra tips när du ska bygga och utveckla ett professionellt nätverk

Vill du ha hjälp att driva eller kanske utbilda dina medarbetare i hur man genomför workshops?
Kontakta oss på Inhouse!

Liknande artiklar