Så får du ut mest av dina möten – 5 snabba tips
Långa, sega och ofokuserade möten är en riktig tidstjuv, som många av oss måste tackla. Men även om du inte är ansvarig mötesledare finns det flera smarta tillvägagångssätt att ta till för att optimera och effektivisera dina möten. Här delar vi med oss av fem snabba tips som du kan börja arbeta med redan idag.
1) Förbered dig
Att komma oförberedd till ett möte händer oss alla, man ska ”bara göra klart det sista” och när mötet väl börjar har man varken hunnit landa i det nya ämnet eller hunnit sätta sig in i agendan. Blocka alltid 5–10 minuter i din kalender innan mötet börjar. Då har du tid att gå igenom agendan och göra eventuella förberedelser och noteringar som kommer göra dig till en mer aktiv mötesdeltagare och få ut mer av mötet.
2) Kom i tid
Ingen gillar en tidstjuv och att börja mötet som ett irritationsmoment är inte optimalt. Respektera dina kollegor och externa partners genom att komma i tid, det är fler än du som har en full kalender. Om du nu blir sen av någon anledning- se till att du kommer in i mötet på ett så smidigt sätt som möjligt, istället för att börja med kommentarer som "vad har ni pratat om hittills?".
Läs även "Lyckas i medarbetarsamtalet - för dig som medarbetare"
3) Våga utmana klassiska mötesstrukturer
Ta chansen att inspirera dina möteskollegor genom att utmana klassiska mötesstrukturer. När du blir inbjuden till ett möte, föreslå ett stå-möte eller ett “walk-and-talk” istället. Kanske testa ett kortare möte på 30 eller 45 minuter istället för en hel timme? Många gånger blir det mer effektivt och fokuserat när det finns kortare tid och ni sitter inte av en timme “bara för att”.
Läs även "Checklista – så här genomför du en framgångsrik workshop"
4) Parkera sidodiskussioner
Ett ineffektivt moment på många möten är att man fastnar i frågor och ämnen, vilket gör att man inte hinner gå igenom allt som var planerat. En annan källa till ineffektivitet är sidodiskussioner. Märker du att mötet ”tappar tråden” så påminn dina möteskollegor om syftet med mötet och styr in dem på rätt spår igen.
5) Lägg undan mobilen
De flesta av oss blir mindre fokuserade om mobilen ligger framme synligt på bordet, även om du inte rör den under hela mötet. Vetskapen om att de kan lysa upp eller vibrera när som helst påverkar dig mer än du tror. För 100% fokus bör du därför lämna telefonen utanför mötesrummet, eller iallafall utom räckhåll.
Bonustips: Avsätt gärna 5 minuter efter mötet för att gå igenom dina anteckningar och planera in dina nya ”to-do” i kalendern. Att skjuta fram det till ett senare tillfälle ökar risken att du glömmer något och att de faller mellan stolarna.
