Så får du ut mest av dina distansmöten – 5 snabba tips
Idag är det ingen självklarhet att alla mötesdeltagare sitter i samma rum och runt samma bord. Även om du inte är ansvarig mötesledare finns det flera smarta tillvägagångssätt att ta till för att optimera och effektivisera dina möten. Långa, passiva, sega och ofokuserade möten är en riktig tidstjuv, oavsett i vilken form det sker. Här delar vi med oss av fem snabba tips att tänka på gällande digitala möten.
1) Förbered dig väl
Se till att uppkopplingen, kameran och mikrofonen fungerar innan mötet startar och att du har tillräckligt med batteri på din enhet. Behöver du ladda hem eller vara inloggade på några speciella datorprogram? Var noga med att du behärskar tekniken fullt ut. Kanske kan du till och med testköra tekniken innan?
2) Gå in i ditt virtuella möte i tid
Stämningen blir lätt dålig när någon behöver extra tid för att komma åt konferenslinjen eller få ordning på sin teknik. Blocka alltid 10 minuter i din kalender innan mötet börjar. Då har du även tid att gå igenom agendan och göra eventuella förberedelser och noteringar som kommer göra dig till en mer aktiv mötesdeltagare. Respektera dina kollegor och externa partners genom att ansluta dig i tid, det är fler än du som har en full kalender.
Läs även "Så vässar ni er internkommunikation - fem snabba steg"
3) Använd dina ansiktsuttryck och var personlig
Även om ni möts på distans vill du skapa hög energi och känslan av att ni träffas ansikte mot ansikte. Det fina med ett videosamtal, till skillnad från ett telefonsamtal, är att vi kan se deltagarnas ansiktsuttryck och reaktioner. Ha ögonkontakt med kameran och var en aktiv lyssnare när de andra pratar.
4) Parkera sidodiskussioner
Ett ineffektivt moment på många möten är att man fastnar i frågor och ämnen, vilket gör att man inte hinner gå igenom allt som var planerat. En annan källa till ineffektivitet är sidodiskussioner. Märker du att mötet ”tappar tråden”, påminn dina möteskollegor om syftet med mötet och styr in dem på rätt spår igen.
5) Lägg undan distraktioner
Var närvarande och stäng av alla distraktioner. Stäng av alla andra parallella diskussioner du har på dina enheter, stäng av notiser, stäng ditt mejlprogram, lägg undan mobilen och fokusera på det mötet du deltar i just nu.
Bonustips: Avsätt gärna 5 minuter efter mötet för att gå igenom dina anteckningar och planera in dina nya ”to-do” i kalendern.
