Så här lyckas företag utveckla sin inhousebyrå
Inhouse var tidigt ute i Sverige med att se och följa den explosiva utvecklingen av inhousebyråer och detta ledde till att vi idag arbetar dagligen med deras behov av att genomlysa och utveckla verksamheten samt hjälper dem med rekryteringar och inhyrningar. Håkan Bodman arbetar på Inhouse som Managementkonsult och är specialist på att utveckla och effektivisera inhousebyråer.
Håkan, du har bland annat startat upp Telenors inhousebyrå. Berätta om analysen bakom deras beslut att skaffa en inhousebyrå?
”Säkert hade de tittat på sina konkurrenter 3, Telia och Tele2 som redan hade egna inhousebyråer, eftersom den typen av verksamhet har ett kommunikationsbehov som lämpar sig väl med de fördelar som en inhousebyrå ger. Framför allt snabbheten och flexibiliteten och förmåga att kunna ändra budskap i den dagliga kommunikationen i alla digitala och sociala kanaler som de använder sig av”, berättar Håkan.
”Det vi på Inhouse hjälpte till med var inledningsvis att göra en inventering av de behov och förväntningar som fanns i organisationen på den blivande inhousebyrån. Vi genomförde djupintervjuer med alla avdelningar och nyckelpersoner som skulle bli beställare. Utifrån detta arbetade vi fram en handlingsplan som berättade hur man steg för steg skulle bygga upp den nya verksamheten med processer, roller och kompetenser. Det var viktigt att synka det man tog hem från sina externa byråer så att det matchade den kompetens och kapacitet som byggdes upp internt. Denna synkning är avgörande för att den nya funktionen ska ha möjlighet att lyckas med sitt uppdrag”, påpekar Håkan.
Du har genomfört större genomlysningar och tagit fram handlingsplaner för bland annat Fazer, Mekonomen, Unionens samt ATG:s inhousefunktioner – vad var gemensamt för dessa uppdrag?
”Det gemensamma var att de redan hade inhousebyråer men att förändringar i deras omvärld gjorde att behoven och kraven på inhousebyrån utvecklades. För att vara säker på att man gör rätt förändringar på rätt sätt i rätt ordning, är det viktigt att förstå hur de ändrade förutsättningarna påverkar inhousebyrån, beställarna och organisationen i stort. De genomlysningar jag gjorde gav svar på dessa frågor och skapade handlingsplaner med både kort- och långsiktiga åtgärder för att kunna hanterade nödvändiga förändringarna på smartast sätt”.
Var ligger utmaningarna för att lyckas med förändringsarbete- vad är framgångsfaktorerna och vad är fallgroparna man ska undvika?
”Det viktigaste är att verkligen veta hur man inom företaget ser på det som orsakar förändringsbehovet och de konsekvenser som detta skapar. Genom djupintervjuer, som genomlysningarna bland annat innehåller, börjar också förankringen av det kommande förändringsarbetet, vilket är ytterligare en fördel. Den största fallgropen är att dra igång förändringsarbete utifrån vad man ”tror” och inte säkert vet”, förtydligar Håkan.
NYTT FOKUS EFTER CORONAEPIDEMIN
Innan coronaepidemin slog till hade vi precis genomfört årets InhouseBarometern som tar pulsen på landets inhousebyråer. Då svarade inhousebyråcheferna att de skulle fokusera på sin resursbeläggning och 25% berättade om att de fått ett utökat uppdrag med mer koncept- och idéutveckling, rörligt samt contentproduktion, vilket också innebar ett förändrat arbetssätt.
Nu under epidemin har fokus dock skiftat, kan du berätta något om vad du hör från marknaden?
”Precis som externa byråer drabbas olika beroende på hur deras kunder drabbas, så drabbas inhousebyråerna olika beroende på företagets verksamhet. För de allra flesta handlar det om att dra ned på sina kostnader så mycket det går utan att tappa för mycket av sina resurser till dess då hjulen kommer rulla igång igen. Då är det bra att ha kvar sin interna kapacitet så mycket som möjligt och inte behöva gå till externa byråer och vara tvungna att betala mer än vad en inhouseavdelning kostar”, avslutar Håkan.
Utöver att arbeta med att utveckla inhousebyråer ansvarar vi på Inhouse för det svenska nätverket för inhousechefer med över 140 medlemmar samt att vi varje år samlar landets inhousebyråchefer under Inhouse Inspiration Day för att inspireras av olika talare, för att nätverka och för att få höra om InhouseBarometern – den årliga kartläggningen av den svenska inhousebyråbranschen.
