Så här får du en mer effektiv arbetsdag – 5 tips
Du har precis avslutat ett möte, och ska svara på ett viktigt mejl men blir avbruten av en kollega via chatten och samtidigt börjar din mobil bredvid dig plinga…..känner du igen dig?
Det är lätt att bli distraherad och tappa fokus när många saker sker samtidigt men det finns några saker du kan göra för att få mer kontroll över din arbetsdag. Här följer 5 tips om att frigöra mer tid, minska stressen och arbeta mer effektivt.
1. Boka in korta och effektiva möten
Avlöser mötena varandra i din kalender? Många och långa möten kan äta upp både koncentrationen och arbetsdagen helt i onödan. Men vem har sagt att ett möte måste vara en timme långt? Gör det till en vana att boka in 45 minuters möten istället för slentrianmässiga 60, kanske till och med 30 minuter? En del möten kanske räcker med en avstämning på stående fot eller via telefon?
Missa inte "Så skapar du effektiva möten- 5 råd till dig som mötesledare"
2. Se över din mejlstruktur och få mer ordning
Rensa bort lästa och bearbetade mejl från inkorgen och gör ett enklare mappsystem där du sorterar in mejlen som behöver sparas. För en del av oss passar det bra med mappar som ”HR”, ”Ekonomi” eller ”Kommunikation” medan andra föredrar att ha mappar döpta efter avsändare. Med ordning bland mejlen jobbar du mer effektivt. Att ta en kvart till att avprenumerera dig från alla gamla olästa nyhetsbrev kan också vara en bra idé.
3. Stäng av dina aviseringar och få arbetsro
Du tjänar mycket tid på att stänga ner din mejl en stund för att inte bli störd av aviseringarna i det nedre högra hörnet. Alla mejl behöver inte hanteras omedelbart och bara en sådan enkel sak som att ha aviseringarna på ljudlöst emellanåt kan göra stor skillnad. Så se över dina mejlinställningar på din dator och gå samtidigt igenom vilka appar som ska ha popup-aviseringar på din mobil. Arbetar ni i interna chattforum går det oftast att markera sig som ”upptagen” eller ”stör ej” ibland för att kunna koncentrera sig.
Läs även "Så här sätter du mål för ditt jobbår- 5 viktiga steg"
4. Prioritera och ställ motfrågor
Lättare sagt än gjort men att rangordna dina arbetsuppgifter och projekt efter prioritet, istället för att försöka lösa allt på en gång, kommer att minska din stress. Testa att ställa en motfråga om deadlines när någon av dina uppdragsgivare eller kollegor kommer med en arbetsuppgift. Behöver det göras under dagen eller räcker det om det sker senare i veckan?
5. Planera in administrativa uppgifter och blocka din kalender
Planera in tid för administrativa uppgifter och skriv in det i din kalender. Istället för att löpande, flera gånger i veckan ägna tid åt till exempel fakturagranskningar, utbetalningar eller bokning av tågbiljetter kanske det kan samlas ihop och ske en fast dag vid en planerad tid? Spara allt i en mapp eller gör en speciell lista med admin-punkter som du river av på en gång.
Läs även "Vikten av engagemang i digitala möten och 5 konkreta tips"
