Inhouse / Så här genomför du en framgångsrik workshop – 10 effektiva steg
Workshop

Så här genomför du en framgångsrik workshop – 10 effektiva steg

En workshop kan vara en möjlighet till insikter och handlingsplaner men utan en ordentlig struktur riskerar din workshop att bli ett möte med lite gula post-it lappar, där syftet är oklart och resultatet är otydligt. Här delar vi med oss av en checklista med vad som är bra att tänka på för att kunna genomföra en lyckad och effektiv workshop i 10 steg.

1. Syfte och mål
Tydliggör varför workshopen genomförs, vad den ska leda till samt hur resultatet ska användas. Formulera och skriv ner. Ni investerar både tid och besvär för att få till er workshop …se då till att den ger något!

2. Deltagare
Utse deltagare som tillsammans kan hantera och diskutera det aktuella ämnet. Ofta är det personer med olika roller som på ett eller annat sätt är kopplad till processen. Var och en av deltagarna har valts ut för att kunna bidra med sin pusselbit och synpunkt.

3. Workshopledaren
Workshopledaren agerar oberoende och driver workshopen framåt på ett engagerat och energiskt sätt. Ledaren håller i taktpinnen, sammanfattar respektive steg av workshopen samt vågar ställa besvärliga frågor.

4. Tydlig inbjudan
Skicka i god tid ut en tydlig inbjudan som undertecknas av workshopens ägare. Ange start och stopptider, syfte och mål, lite kort om dagordningen samt vilka som deltar samt förväntningar på eventuell förberedelse.

Läs även "Så här lyckas du med hybridmötet – 5 konkreta tips"

5. Förbered deltagarna
Skicka ut förberedande material, så kallad "pre-read", i god tid för genomläsning till alla deltagare. Det kan till exempel vara rapporter, budgetunderlag och projektdokument. Var tydlig med förväntan på att allt material ska läsas igenom innan.

6. Körschema
Skapa en agenda och tidsbestäm alla delar så ni får in det som ska hinnas med. Planera tid för själva övningarna, instruktionerna, kaffepauser och bufferttid m.m. Fundera även på vilka spelregler som ska gälla under er workshop. Att mobilerna sätts på ljudlöst och läggs åt sidan kan vara en spelregel.

7. Deltagarnas aktivitet
Workshopledaren fördelar ordet på ett bra sätt. så att alla kommer till tals. Vid vissa tillfällen kan man exempelvis låta varje deltagare skriva ner sina tankar enskilt. På så sätt får ni med åsikter från de som vanligtvis tar en tyst eller passiv roll.

8. Dokumentera
Vilka frågor hanterades och vad kom ni fram till? Gjorde ni en prioritering eller formulering att ta vidare? Satte ni en tidplan eller ansvarsfördelning? Se till att all fakta och information som kommit fram under workshopen tas med i dokumentationen.

9. Uppföljning
Gruppen ska så snart som möjligt få ta del av dokumentationen från er workshop. Påminn gruppen om det är något specifikt man lovat att göra och passa också på att få in feedback, kanske genom ett frågeformulär.

10. Från ord till handling
Säkra att resultatet från er workshop kommer till användning och att resultatet svarar mot den investering i tid ni gjorde, så att er workshop inte bara blir…"ett bra möte med gula post-it lappar".

Missa inte "Så här får du en mer effektiv arbetsdag – 5 tips"

Vill du ha hjälp att driva eller kanske utbilda dina medarbetare i hur man genomför workshops?
Kontakta oss!