Executive Assistant till vår kund

Är du den vi söker?

Är du är en erfaren assistent som har arbetat på ledningsnivå, van att arbeta självständigt och trivs i ett högt tempo?

I rollen som Executive Assistant hos vår kund kommer du att stödja främst 2 partners, men också bistå ledningsgruppen i planering och genomförande av den administrativa dagliga verksamheten.

Om rollen

Rollen som Executive Assistant hos vår kund är bred och vi söker en erfaren assistent som känner sig bekväm med självständigt arbete och kan arbeta både proaktivt och ad hoc med olika arbetsuppgifter.

Arbetsuppgifterna består av, men är inte begränsade till följande:

• Stöd vid organisering av partners agendor, kalenderbokningar och i viss mån e-postinkorgar
• Delta vid ledningsmöten samt agera protokollförare
• Bokning av mötes - och konferensrum, schemahantering
• Projektsamordning av resor och konferenser, interna och externa aktiviteter och möten
• Hjälp med konferensrumsteknik
• Visst inköpsansvar (städning, kontorsmaterial, luncher etc.)
• Internkommunikation

Du ingår i ett assistentteam om 3 personer, som har visst delat ansvar och som tillsammans bidrar till den dagliga verksamheten. För rätt person kan det även vara aktuellt att ha personalansvar över den administrativa funktionen. Låter inte det spännande?

Din profil

Vi tror att en erfaren och serviceinriktad person kommer att lyckas i rollen, du är en positiv doer och noggrann. För att trivas behöver du också vara flexibel, proaktiv och anpassningsbar. Detta är en organisation där det är mycket att göra i ett högt tempo ibland och kraven på snabbhet och professionalism är höga. Därför måste du kunna agera utan prestige, förbli entusiastisk, stabil och positiv även under hektiska dagar. Du är professionell i din framtoning, men inte alltför formell, då det är ett litet och  med tanke på att det är ett litet och familjärt bolag.

Du har minst 5 års erfarenhet av en liknande roll på ledningsnivå, gärna från advokatbyrå, bank- eller finansbranschen. Har du erfarenhet av att arbeta i en partnerdriven organisation är det ett plus. Du är en skicklig kommunikatör och du är flytande i både svenska och engelska i tal och skrift. Du är skicklig i Office 365 och generellt intresserad av tekniska lösningar i arbetet och kontorsmiljön.

Övrigt

Detta är en rekrytering till vår kund, tjänsten är på heltid och en tillsvidareanställning med provanställning. Kontoret ligger i hjärtat av centrala Stockholm.

Ansök enkelt med ditt CV

På Inhouse rekryterar kompetensbaserat för att säkerställa en rättvis process. Därför kan du enkelt söka tjänsten genom att skicka in ditt CV direkt på vår hemsida. Du behöver inte skicka med något personligt brev och vi tar inte emot ansökningar via e-post.

När du har skickat in din ansökan får du tydlig feedback om nästa steg i rekryteringsprocessen. Om du går vidare kan du bli ombedd att svara på en uppsättning frågor som ett första steg. Processen inkluderar också arbetspsykologiska tester. Tveka inte att skicka in din ansökan. För mer information eller frågor, kontakta Helene Leitner Larsson på helene.leitner.larsson@inhouse.se.

Varmt välkommen med din ansökan!