Office Coordinator till Kia Sweden

Är du den vi söker?

Vill du arbeta på en inspirerande arbetsplats som ständigt är i rörelse? Och som dessutom utsågs till en av Sveriges Bästa Arbetsplatser™ 2023*!

Vi söker en engagerad och driven person som gillar administration och att supportera kollegor. En positiv problemlösare som tar egna initiativ och gillar att leverera service på en hög nivå!

Om rollen

Nu söker vi en serviceinriktad och handlingskraftig Office Coordinator & Administrative Assistant till Kias kontor i Stockholm (Upplands Väsby och med start i mitten av maj 2023). Du kommer att arbeta i en bred roll med många kontaktytor både internt och externt. Du ingår i People & Organization-teamet och kommer tillsammans med dem att säkerställa att kontoret är en trivsam arbetsplats, samt ansvara för och stötta med administrativa arbetsuppgifter.

I arbetsuppgifterna ingår bland annat:

• Supportera People & Organization med bland annat Löneadministration och Pre och on-boarding av nyanställda
• Agera administrativt stöd åt HR och avdelningschefer samt åt övrig organisation i mån av tid
• Fakturahantering och kontering
• Ansvara för och driva fastighetsrelaterade frågor (laddboxar, passerkort och systemadministration, samt städbolag, kontorsmaterial, servicemaskiner etc.)
• Se till att kontoret, externa- och gemensamma ytor är trivsamma och presentabla samt ansvara för kök och inköp
• Ansvara för utgående och inkommande post
• Internkommunikation
• Bistå vid bokning av tjänsteresor
• Assistera administrativt vid konferenser och företagsevent

Din profil

Vi söker dig som trivs med varierande arbetsuppgifter och att jobba i en högpresterande, föränderlig miljö. För att lyckas i den här rollen krävs det att du är noggrann, en kommunikativ relationsbyggare och att du ser lösningar i stället för problem. Du gillar att driva uppgifter självständigt men lika mycket tycker du om att samarbeta med och hjälpa dina kollegor – du är prestigelös och arbetar proaktivt. Administration är din grej, att skapa ordning och reda. Du ser vad som behöver ordnas med på kontoret, tar initiativ och löser situationer som uppstår. Vi tror att du har tidigare erfarenhet av reception, administration och service. Vidare är du trygg i dig själv, har förmågan att prioritera och sprider positiv energi och glädje!

Vi ser gärna att du har:

• Utbildning (minst gymnasial nivå)
• Tidigare erfarenhet från en liknande roll är meriterande
• Servicekänsla och social förmåga
• Goda kunskaper i engelska och svenska, i såväl skrift som tal
• Goda kunskaper i Office-paketet

Om Kia

På Sverigekontoret i Upplands Väsby norr om Stockholm arbetar idag ca 80 personer. Kias företagskultur domineras av ett dynamiskt förhållningssätt där vi är snabbfotade och förändringsbenägna i vårt arbetssätt. Kia är säljorienterade och sätter alltid kunden i fokus, vilket gör att Kia kontinuerligt optimerar deras affär och lanserar produkter och tjänster som efterfrågas av marknaden.

Kia har en platt organisation där allas insats är värdefull och där vi tillsammans hjälps åt för att skapa bästa möjliga förutsättningar för en lyckosam affär och en miljö där alla trivs och vill bidra. Kia tror på en kontinuerlig utveckling och satsar mycket på att vara en lärande organisation där du får möjlighet att påverka, delta, lära och bidra. Hos Kia hittar du en familjär och transparent kultur som främjar kreativitet och modet att våga prova nya alternativ och vägar. Kias anställda är deras viktigaste tillgång därav att de erbjuder en flexibel arbetsmiljö där du har möjlighet att jobba hemifrån och på kontoret, allt för att du ska utvecklas och växa i din arbetsroll samtidigt som du balanserar arbete och fritid.

– Att utses till en av Sveriges Bästa Arbetsplatser gör oss väldigt stolta. Vi vet att man har roligare på jobbet och kommer längre när man delar en vision och ser en gemensam väg framåt. Det som driver oss är att fortsätta driva utvecklingen för den laddbara rörelsen i Sverige och nå 100 procent laddbart 2024. Att vår målbild dessutom verkar uppskattas av kunderna ger oss energi som kommer räcka hela vägen fram, säger Peter Himmer, vd Kia Sweden.

*Kia utses till en av Sveriges Bästa Arbetsplatser™ 2023. Bakom utmärkelsen står Great Place to Work®, som årligen genomför världens största medarbetarundersökning. Det är första gången Kia Sweden medverkar i undersökningen.

Övrigt/Vad händer nu?

Detta är ett långsiktigt konsultuppdrag (som start ca 12 månader) där du blir anställd av Inhouse och arbetar ute på uppdrag hos Kia Sweden. Önskad start är så snart som möjligt, gärna juni-aug 2023. Du kommer att arbeta på plats på Kias huvudkontoret i Upplands Väsby, med viss möjlighet till distansarbete. Låter det som ett intressant uppdrag för dig? Vänta inte med att skicka din ansökan, då urval och intervjuer sker löpande. Vi tar inte emot några ansökningar via mejl, utan du söker enkelt med ditt CV här på hemsidan, inhouse.se. Du ska inte skicka med något personligt brev, vi vet att ditt CV räcker gott och väl. Processen innehåller även arbetspsykologiska tester. 
För mer information eller frågor, kontakta Sofia Hoffman Wetterborg, Sofia.hoffman.wetterborg@inhouse.se