Kundcase

Foto: Alexander Ruas

När Karin Thalén började som sjukhusdirektör på Stockholms Sjukhem i augusti 2016 tog hon hjälp av Inhouse för att rekrytera en Executive Assistant.

Vid rekryteringen till den nya rollen som Executive Assistant till Stockholms Sjukhem var det de personliga egenskaperna som var viktigast.
– Vi sökte en person som både var lugn och stabil men samtidigt hungrig. Personen behövde ha social och emotionell kompetens samt förmåga att kunna ta folk; i både med- och motgång. Jag ville ha en person som arbetar som en bro mellan enheter och kan vara vårt ansikte utåt; både internt och externt.

Stockholms Sjukhem är en idéburen aktör med många olika verksamheter och drygt 850 anställda så för Karin är det viktigt att assistenten är proaktiv och tar initiativ.
– Min assistent måste hela tiden ligga steget före mig så jag kan lägga mitt fulla fokus på verksamheterna och affärsutvecklingen.

I rollen ingår det även att vara kontorsansvarig och att arbeta med vissa interna projekt. Exempelvis så kommer Stockholms Sjukhem att fira 150 år 2017 och en del av Executive Assistants uppdrag kommer vara att arbeta med jubileet.

Erfarenhet från ledningsarbete

Förutom att vara Karin och ledningsgruppens högra hand så är en viktig del i den nya rollen att arbeta med Stockholms Sjukhems styrelse.
– Vi letade efter en person med erfarenhet av att skriva, arbeta med mötesteknik och protokoll samt med för- och efterarbete i samband med styrelsemöten. Det gäller till exempel att informera om beslut som är tagna men också om uppdrag vi ska verkställa.

En roll i förändring

Karin har lång erfarenhet av att arbeta med assistenter genom en rad olika chefsbefattningar och menar att tjänsten och arbetsuppgifterna har förändrats mycket de senaste åren.
– Det har varit en spännande utveckling och jag tror att rollen som assistent är mycket mer attraktiv idag än det var för 15 år sedan då arbetsuppgifterna snarare handlade om att beställa pennor och koka kaffe. Omvärlden förändras snabbt och vården och omsorgen är konkurrensutsatta, vilket gör att vi alltid behöver vara på tårna och ha en helikoptersyn. I den omvärldsspaningen är en Executive Assistant en viktig funktion för ledningen.

Du kanske också vill läsa om:

Anneli, som har en ett-årig inhyrning på Skärgårdsstiftelsen som receptionist, delar med sig av sina bästa tips för att lyckas som konsult.

Anders, VD på UC AB, har en tydlig bild av hur en Executive Assistant ska vara. 

Hur lyckas en Executive Assistant bäst med sitt arbete när företagets VD vill att fokus ligger på att proaktivt driva projekt? Anders Hugosson, VD på UC AB, har en tydlig bild av hur han tycker att en Executive Assistant ska vara.

Anders Hugosson är VD på UC AB och har med hjälp av Inhouse nyligen rekryterat en Executive Assistant. En roll som utmanar den gamla uppfattningen om assistenter.
– Jag har träffat några som är fostrade i den gamla kulturen, att man enbart är en personlig assistent till VD:n som bland annat hanterar mail, kalender och till och med personliga ärenden. Det anser jag är en föråldrad värld. För att passa mig, och oss på UC, så krävs det helt andra kvalifikationer.

Fokus på projektledande

Anders ser både UC och sig själv som utmanande när det gäller rollen som Executive Assistant. I det dagliga arbetet har företagets Executive Assistant en relativt annorlunda roll då Anders till största delen själv sköter mail och kalender samt skapar sina egna presentationer. För honom är det istället viktigare att man som Executive Assistant sköter projekt som hjälper företaget att utvecklas framåt mot företagets mål.
– Det är ett sätt att hålla en högre utvecklings- och förändringshastighet. Kraven från mig är att personen är självgående, driven och inte sitter och väntar på instruktioner utan fattar egna beslut.

Viktiga samarbetsfaktorer

Vid rekryteringen av en ny Executive Assistant till UC intresserade sig Anders inte speciellt mycket av de assistenter som tidigare jobbat som sekreterare eller personlig assistent utan snarare av de som kommer från sälj och marknad. Andra faktorer som är viktiga för Anders är att Executive Assistant och VD litar på varandra och att båda är självgående.
– Är man en modern ledare och sköter sin egen kalender och mail så frigörs tid till annat, i vårt fall att driva projekt mot företagets övergripande mål. Att vi inte har en sekreterarroll utan en Executive Assistant tror jag är en av anledningarna till att vi vuxit så mycket som vi har de senaste åren.

VD:ns förlängda arm
De egenskaper Anders letar efter i en Executive Assistant är att man är lojal, pålitlig, noggrann samt att man är nyfiken och utvecklingsinriktad.
– Ska man jobba med en utvecklingsorienterad VD så måste man ju också vara det själv för att det ska kunna fungera. Man ska fungera som en förlängd arm från VD och ledningsgrupp som också kan driva egna projekt framåt. Jag förväntar mig att personen ligger steget före mig och är proaktiv, då underlättar det mitt arbete.  

Kunden:
Familjeföretaget Fazer grundades år 1891 och har affärsverksamhet i åtta länder. Företaget erbjuder måltidstjänster samt bageri- och konfektyrprodukter. Kända varumärken är bland andra Amica, Dumle, Geisha och Skogaholm.

Kontor i Stockholm: Lindhagensgatan 120.

Beställare:
Anna Andersson, projektledare
Fazer inhousebyrå

Bakgrund:
Fazer har inhousebyråer både i Sverige och Finland.
Den svenska inhousebyrån består av fem personer och avdelningen arbetar aktivt för att utveckla beställarorganisationen och höja kompetensnivån både på inhousebyrån och dess beställare.

Inhousebyrån kan ses som en produktionsbyrå och gör all grafisk form, men åtar sig successivt även kreativa uppdrag.

Uppdrag – Kompetensförsörjning

Vårt första uppdrag med Fazer handlade om att bemanna inhousebyrån med en längre inhyrning av en formgivare. Därefter har vi under årens lopp hyrt in personal vid behov och i specifika projekt. Fazer har bland annat hyrt in:

• Projektledare
• Kreativ chef
• Originalare
• Copy
• Formgivare
• Produktionsledare

Uppdrag – Kompetensutveckling

Kreativt bollplank till inhousebyrån, individuell nivå

Inhouse uppdrag var att coacha inhousebyråns AD i kreativa processer och presentationsteknik. Syftet var att öka självförtroendet och samtidigt kunna ge verktyg för att öka den kreativa nivån för hela inhousebyrån.

Ett upplägg som bygger på en tre timmars session, en gång i veckan i sex veckor:

1. Lära känna kreatören, han/hennes förutsättningar och omgivning
2. Läsa, bedöma och diskutera briefer
3. Idéeträning
4. Idéutveckling och hur man gör när man värderar sina idéer
5. Utformning
6. Presentation

Inspirationsseminarium

Vi har även utbildat beställarna i kreativt skrivande med fokus på mat, som syftade till inspiration och förståelse för mattexter.

Uppdrag – Verksamhetsutveckling

Workshop för att utbilda beställare och inhousebyrå i ett beställningsunderlag – Briefen

Tillsammans med inhousebyrån och marknadsavdelningen skapade vi en workshop för att få samsyn kring beställarrutiner och få en förståelse för kreatörens roll. En briefmall togs fram som kan användas av alla beställningar till inhousebyrån och till den externa reklambyrån. Syftet var att öka hela avdelningens effektivitet och lönsamhet genom att:

• förbättra samordning och rutiner för beställarna
• öka den kreativa kompetensen på hela avdelningen
• öka motivationen och engagemanget i gruppen

Workshopen innehöll bland annat praktisk övning i att upprätta en hissbrief, för att belysa några av de vanligaste misstagen. Deltagarna tilldelades sedan en längre brief som sedan efter ett antal veckor analyserad och vidareutvecklas tillsammans i gruppen. Beställarna kommer därefter att vara väl rustade för att lägga goda beställningar, vilket gynnar deras verksamhet både ekonomiskt och effektivitetsmässigt.

Anna Andersson, inhousechef och projektledare
– Inhouse har kommit att bli en del av vårt arbete i att starta en inhousebyrå på Fazer. Tillsammans har vi hittat lösningar som utvecklat både byråns medarbetare och våra beställare. Ett ovärderligt stöd för mig som chef.

Magnus Bråsäter, AD
– Workshoppen i kreativitet och briefskrivande var lärorik och viktigt för oss. Inhouse gav ett proffsigt intryck och hade en bra inställning till ”problem/möjligheter” som exempelvis briefer kan innebära – men även kommunikationen mellan beställare och utförare på en inhousebyrå. Jag skulle gärna ha detta som en obligatorisk dag per år. Hoppas att våra beställare tyckte det var värt tiden också – det tror jag verkligen.

Kunden:

If är Nordens ledande skadeförsäkringsbolag med cirka 3,6 miljoner kunder. Företaget erbjuder hela bredden av sakförsäkringslösningar för allt från privatpersoner till globala storföretag.

Huvudkontor If Skadeförsäkring AB
Barks väg 15, Bergshamra, Stockholm

Beställare:
Sari Schmitt Elo, Head of Inhouse, If Skadeförsäkring
Jessica Löwenhielm, Head of Marketing, If Skadeförsäkring
Private & Commercial Sweden

Bakgrund:
If Skadeförsäkring har inhousebyråer i hela Norden. Den svenska inhousebyrån består av tio personer och avdelningen arbetar aktivt för att utveckla beställarorganisationen och höja kompetensnivån både på inhousebyrån och dess beställare.

Den externa reklambyrå är deras strategiska partner som sätter den långsiktiga strategin. Inhousebyrån kan därför ses som en produktionsbyrå och gör all grafisk form. Vid större produktlanseringar är det oftast reklambyrån som gör skisserna men inhousebyrån gör produktionen.

Inhousebyrån har förståelse för utmaningar kopplade till leveransprocesser och styrverktyg. Marknadsavdelningen och inhousebyrån har också en stor förståelse för allas interna roller och ansvar.

Vid möte med Sari Schmitt Elo i mars 2012 fick Inhouse uppdraget att stärka inhouseavdelningen kreativt med en heldags workshop samt en halvdag tillsammans med Ifs inhouseavdelning, marknadsavdelning och CRM-grupp för att tydligöra beställningsdokumenten (brief).

Uppdrag – Kompetensutveckling

Kreativ workshop:
Inhouse uppdrag var att utbilda inhousebyrån under en heldag i kreativa processer. Syftet var att öka självförtroendet i gruppen och samtidigt hitta en arbetsprocess som både är effektiv, som skapar en gemensam dynamik internt och som går att nyttjas i framtida kreativa projekt.

Vi tog bland annat upp följande i teori och praktisk tillämpning:

• Kommunikation: utmaningen och lösningen
• Faran med mallar
• Vikten av att differentiera sig
• Strategi, kreativitet och produktion
• Vad är kreativitet?
• Varför behövs kreativitet?
• Den kreativa processen
• Vanliga och ovanliga kreativa modeller
• Exempel på praktisk tillämpning
• Vad är ett bra koncept?
• Vad är kreativ höjd och hur mäter jag?
• Hur blir jag mer kreativ?

Uppdrag – Verksamhetsutveckling:

Workshop för att utbilda beställare och inhousebyrå i ett beställningsunderlag – Briefen

Inhouse skapade en workshop tillsammans med inhousebyrån, marknadsavdelningen och CRM-gruppen för att få en samsyn kring beställarrutiner. Tillsammans utvecklades en brief som sedan kunde användas av alla beställningar till inhousebyrån.

Syftet var att öka hela avdelningens effektivitet och lönsamhet genom att:

• förbättra samordning och rutiner för beställarna
• öka den kreativa kompetensen på hela avdelningen
• öka motivationen och engagemanget i gruppen

Workshopen innehöll bland annat en praktisk övning i att upprätta en hissbrief, för att belysa några av de vanligaste misstagen. Deltagarna tilldelades sedan en längre brief som analyserades och vidareutvecklades tillsammans i gruppen.

Efter workshopen är beställarna väl rustade för att lägga goda beställningar, vilket gynnar deras verksamhet både ekonomiskt och effektivitetsmässigt.

Jessica Löwenhielm, Head of Marketing Sweden, If Skadeförsäkring
– Jag är mycket nöjd. Det var rätt omfattning och nivå. Inhouse lyckades konkretisera och inspirera, med rätt attityd och på ett kreativt sätt. Flera av de mina sa efteråt att de var supersugna på att skriva en brief nu på direkten med deras nya insikter. Gott betyg.

Sari Schmitt Elo, Head of Inhouse, If Skadeförsäkring
– Jag och mitt team är jättenöjda med de övningar vi gjort. Vi blev inspirerade av att få arbeta med nya kreativa modeller och vi fick en samsyn med marknad om hur en bra brief ska skrivas.

Hur höjer man motivationen hos sina anställda och förbättrar klimatet i en grupp som behöver utvecklas? Inhouse arbetar idag med teambuilding hos kunden för att förbättra samarbetet, öppna förutsättningarna för kommunikation och därigenom stärka banden kollegor emellan. Under en heldag arbetar gruppen tillsammans med någon av våra teamutvecklare där man som kund självfallet kan vara med och utforma innehållet.

I nedan referens arbetade Inhouse med denna grupps kommunikation, feedbackkultur samt hantering av förväntan på grupp och individ. Som avslutning på dagen genomfördes en gemensam aktivitet där vi tillbringade kvällen tillsammans i köket på Taverna Brillo i Stockholm. Erfaren restaurangkökspersonal guidade med pedagogisk varsamhet fram gruppen till ett resultat på fyra egenhändigt tillagade rätter.

VD:
Det var verkligen lyckat! Vi tyckte alla att dagen gav väldigt mycket och att det var bra och nyttigt att få lära känna varandra lite närmare. Det blir lättare att acceptera varandras olika sidor då. Jag måste säga att det var en av de mer givande övningar jag varit på. Ett avslut på Taverna Brillo var väldigt uppskattat. Att tillsammans i ett restaurangkök få utmaningen att laga fyra rätter – som dessutom blev så lyckade – det var en toppenfin avslutning på dagen!

Sven-Åke sökte nytt jobb och ville samtidigt byta bransch från den han verkat i större delen av sin yrkesverksamma karriär. Efter att ha fått många konkreta erbjudanden gjorde Sven-Åke ett aktivt val och bestämde sig för att söka jobb i en annan bransch.

Via arbetsförmedlingen fick han tips om att ta hjälp av en jobbcoach för att bredda sin kompetens och ta nästa steg i karriären. Han bestämde sig för att han ville hitta ett karriärföretag som inte var för stort utan personligt och professionellt. Han sorterade genast bort de största aktörerna och hittade Inhouse.

Han var till en början nervös för att prata om sig själv och öppna upp sig för en okänd person. Men med stöd från sin jobbcoach gjorde han det och fick därför en ovärderlig dialog med sin coach. Den dialogen var en förutsättning för att diskutera hans alternativa karriärvägar och vägen dit.

Att bli rättad och tillsagd kring hur han skulle agera i intervjuer och formulera sitt CV var inget han var van vid. Men med hjälp av Inhouse fick Sven-Åke en professionell översyn av sin sökprocess och ett bollplank som gav honom fräscha infallsvinklar och ett nytt sätt att tänka. Med konkreta metoder och moderna verktyg spetsade han till sitt sätt att agera och han optimerade sina ansökningshandlingar.

Med hjälp av Inhouse jobbcoach fick han efter avslutat program ett nytt jobb i en ny bransch.

Arbetsförmedlingen har slutat med coaching för nyarbetslösa. Du kan självklart fortfarande få karriärrådgivning av INHOUSE trots detta, kontakta Katharina Hjorth om du är intresserad av att höra mer.

Interim – för en välfungerande HR-funktion

Personalstyrkan hos ett företag inom IT-branschen ökar kontinuerligt under en lång period. Det ökar trycket på linjecheferna i olika personalfrågor. Bolaget står nu inför att rekrytera över fyrtio personer på olika befattningar. Det saknas rutiner för introduktion av nyanställda och företaget ser ett stort behov av att få rutiner och arbetsprocesser på plats. Dessutom står man inför en omorganisation i ett av affärsområdena.

För att avlasta cheferna tar företaget in en HR-konsult från Inhouse. Hon arbetar med att sätta strukturer och processer på plats för ett antal områden. Uppdraget inleds med att göra en översyn av alla anställningsavtal och policys för att skapa gemensamma mallar och strukturer.

Inhouse HR konsult stöttar i i rekryteringsprocesser och tar hand om annonsering, urval och intervjuer.

Idag har företaget en välfungerande HR-funktion som avlastar linjecheferna i deras arbete med personalfrågor.

Omställning – vägen till nytt jobb

Elisabeth arbetar som projektledare på en reklambyrå. Byrån tappar under året flera stora kunder och lider svåra förluster. Till slut går det inte att rädda företaget och det går i konkurs. Elisabeth förlorar som alla andra sitt jobb.

Elisabeth har alltid fått jobb via rekommendationer och kontakter och har egentligen ingen vana av att söka jobb i konkurrens bland många andra. Elisabeth erbjuds stöd av en karriärutvecklare från Inhouse. Ganska snart landar Elisabeth i sin situation och börjar förbereda sig för sin jobbsökning. Hon formulerar om sitt CV och slipar sina argument inför anställningsintervjuer.

Hon känner sig lite obekväm med att ta nya kontakter och det går trögt i början. Men med stöd från sin coach kommer hon över sina föreställningar och tycker till slut att det är inspirerande att träffa nya människor och företag. På så vis lyckas hon bredda sitt kontaktnät, vilket till slut leder henne till sitt nya jobb.

Kompetenskartläggning av Arbetsgivarorganisation

En arbetsgivarorganisation har bildat ett nytt Shared Service bolag.  Två ekonomiavdelningar har dessförinnan slagits samman till en. Och utifrån detta behövde organisationen genomlysas avseende roller, ansvar och arbetssätt för att kunna skapa den nya organisationen.

Inhouse fick uppdraget att genomföra en genomlysning av den nya ekonomiavdelningen samt en kompetenskartläggning på individnivå. Syftet var att göra en förstudie av avdelningens arbete och klargöra roller och arbetsfördelning. Inom ramen för projektet gjordes även en workshop och teamanalyser.

Inhouse har sedan gjort följande:

• Drivit internservice
• Outplacementlösning för en vaktmästare/IT-support
• Inhyrning av en medarbetare på kommunikationsavdelningen
• HR-stöd
• Rekrytering av två rådgivare till kärnverksamheten

Resultatet av Inhouse insats på ekonomiavdelningen mynnade ut i ett beslutsunderlag till arbetsgivarorganisationens ledning för att besluta om ekonomifunktionens framtid. Förutom detta projekt kunde även Inhouse andra affärsområden erbjuda lösningar och agera helhetsleverantör.

Inhouse olika affärsområden kompletterar varandra och kan bidra till att hjälpa kundens olika avdelningar med att hitta rätt lösningar.

Ledande svenskt teknikkonsultbolag

En av våra större kunder inom teknikkonsultbranschen har sedan ett par år tillbaka byggt upp ett shared service center för ekonomi. Kritiskt för denna funktion är att ständigt vara bemannad för att kunna ge stöd åt övriga organisationen. Till följd av detta har man behov av en flexibel leverantör som med kort varsel kan bistå avdelningen vid resursbehov, antingen genom rekrytering eller inhyrning av tillfällig personal.

Med utgångspunkt i vårt stora kandidatnätverk har Inhouse löpande hjälpt kunden att både rekrytera kompetenta medarbetare samt hyrt ut tillfällig personal vid behov för att stärka upp organisationen vid bl.a. föräldraledighet och ökad arbetsbelastning.

Resultatet av Inhouse insatser har hjälpt shared service att bibehålla en hög intern servicegrad och vid flertalet tillfällen har man visat uppskattning för vår flexibilitet och förmåga att snabbt hitta kompetent personal som matchar avdelningens behov.