Administrativ assistent till KK-stiftelsen – konsultuppdrag

Är du den vi söker?

Till Stiftelsen för kunskaps- och kompetensutveckling (KK-stiftelsen) söker vi en driven person som vill fortsätta att utvecklas i en roll som administrativ assistent med intresse och driv mot systemförståelse och utveckling. Trivs du med att ge kvalificerat stöd till medarbetare och chefer, drivs av att identifiera utvecklingsmöjligheter i arbetssätt och systemanvändning och är systematisk och noggrann?  

Arbetsbeskrivning

Du kommer arbeta i en central roll på kontoret då du assisterar och stöttar VD och dina kollegor med administrativa uppgifter och projekthantering. Du har erfarenhet av utveckling i ärendehanteringssystem, CRM-system eller liknande och gillar att driva effektivisering och ser möjligheter med ny teknik. Du gillar att ligga steget före i planeringen och hjälper även till med driften av kontoret och de gemensamma aktiviteterna.

Rollen är bred och arbetsuppgifterna kan komma att variera, men innefattar huvudsakligen:

• Arbeta nära programenheten och stötta i hantering av projektärenden. Du kommer också vara ett stöd för sökande lärosäten i frågor kopplat till ansöknings- och rapporteringssystemet SBS Manager
• Administrera och medverka i att driva utvecklingen av SBS Manager. Som superuser kommer du stötta dina programansvariga kollegor med administration i relation till projekthantering.
• Assistera VD med uppgifter som kalenderhantering, mötesbokningar samt rese- och hotellbokningar samt ledningsgruppen med likartade uppgifter
• Administration inför styrelsemöten (förberedelser, agenda, dokumenthantering i Admincontrol mm.)
• Hantera inköp av material, luncher, fika med mera till kontoret och se till att den dagliga driften av kontoret fungerar
• Stötta med andra administrativa uppgifter (systemutveckling, arkivering, diarieföring och rapportering)
• Uppdatera och utveckla system i samarbete med kollegor

Din profil

Som person är du strukturerad, driven och har en glad och positiv inställning. Du har en professionell och representativ utstrålning och duktig på att kommunicera i tal och skrift. Du är serviceorienterad, trygg i dig själv och kan hantera flera arbetsuppgifter parallellt. Troligtvis har du arbetat flera år inom administration, har vana av att arbeta på engelska och med fördel i olika projekthaneringssystem / ärendehanteringssystem eller databaser.
 

• Erfarenhet som assistent, administratör, koordinator eller projektledning inom kontor eller utbildningssektorn eller andra liknande roller
• Svenska och engelska i tal och skrift
• Goda kunskaper i Microsoft Office-paketet
• Vana att arbeta med Teams. Meriterande att ha arbetat med Power BI och Position1 (diarieföring) samt MyBusiness.
• God förståelse av administrativa system samt vana med utvecklingsarbete av dessa.

Om Stiftelsen för Kunskaps- och kompetensutveckling

År 1994 bildades ett antal forskningsstiftelser av kapital från de avskaffade löntagarfonderna. Stiftelsen för kunskaps- och kompetensutveckling, KK-stiftelsen, var en av dessa. Kansliet, som är placerat vid Kungsträdgården, har 14 anställda. Vårt uppdrag sedan start är att finansiera forskning och kompetensutveckling vid Sveriges högskolor och nyare universitet, när det sker i samverkan med näringslivet.
Vi finansierar forsknings- och utbildningsprojekt med målet att dessa ska bygga starka forsknings- och utbildningsmiljöer som skapar värden för såväl akademi som näringsliv och samhälle. Ett krav från vår sida är att projekten alltid ska drivas i samverkan med näringslivet, då utbyte mellan akademi och företag är avgörande för svensk konkurrenskraft.
Läs mer på https://www.kks.se/

Om Inhouse

Inhouse är ett konsultföretag inom organisationsutveckling, rekrytering och bemanning. Vi är specialister inom kommunikation, ekonomi, business services och HR. På Inhouse utgår vi alltid från människorna när vi tillsammans med våra uppdragsgivare utvecklar organisationer. Vi kallar detta för People Management. I samma anda vill vi vara engagerade och nära dig som konsult i vårt nätverk. Vi värnar om din utveckling och hoppas kunna bidra med spännande uppdrag i många olika typer av organisationer. Som konsult på Inhouse kommer du att känna av att vi lever våra värdeord - samverkan, personliga & utmanande!

Övrigt/ Vad händer nu?

Rollen är ett konsultuppdrag på ca 6 månader med chans till överrekrytering för rätt person. Start för uppdraget är början av december 2023. Du kommer att bli anställd hos oss på Inhouse och jobba hos KK-stiftelsen som sitter i fina lokaler precis invid Kungsträdgården. Som uthyrd konsult via oss på Inhouse erbjuds du marknadsmässiga förmåner och vi följer kollektivavtal. Du kan ställa höga krav på oss som arbetsgivare och inget är viktigare för oss än att du känner dig trygg och att du ska trivas i din anställning.

Vi kommer intervjua löpande, så sök gärna redan idag, enkelt med endast CV. Kontakta Sofia Hoffman Wetterborg, sofia.hoffman.wetterborg@inhouse.se om du har frågor. Vi tar ej emot ansökningar via mail utan hänvisar till vår ansökan via vår hemsida. Arbetspsykologiska tester ingår i urvalet.