Executive Assistant till Bokförlaget Stolpe

Är du den vi söker?

Vill du ta en central roll i en verksamhet där kvalitet, bildning och samhällsengagemang genomsyrar allt vi gör? Bokförlaget Stolpe söker nu en Executive Assistant som vill arbeta nära ledningen och vara en självklar nyckelperson i en kunskapsdriven och engagerad organisation.

Du blir länken som håller ihop det operativa och strategiska – mellan VD, redaktionschef, interna team och externa kontakter.

Arbetsbeskrivning

Rollen som Executive Assistant är bred och varierad. Du kombinerar administrativt stöd med koordinering och projektledning och du trivs med att ha många bollar i luften utan att tappa överblicken. Du arbetar proaktivt och självständigt och du förstår vikten av att alltid ligga steget före.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter inkluderar att:

• Vara VD:s högra hand och ansvara för kalender, mötesbokningar och resor

• Koordinera och förbereda möten, seminarier, bokmässor och event

• Fungera som kontaktpunkt mellan VD, redaktion, marknad och externa samarbetspartners

• Sammanställa och kvalitetssäkra styrelsematerial

• Delta i och följa upp lednings-, redaktions- och marknadsmöten

• Projektleda seminarier och interna konferenser

• Stötta redaktionschefen i det dagliga redaktionella arbetet

• Ansvara för planering, tidplaner, kalkyler och uppföljning av projekt

• Hantera kontrakt, dokumentation och arkivering

• Säkerställa att information hanteras korrekt och med hög sekretess

Start: omgående eller enligt ök.

Kontor: Stureplan

Din profil

Du är en person med hög integritet, god struktur och ett genuint intresse för att stötta och möjliggöra för andra. Du är van vid ett högt tempo och trivs lika bra med det detaljerade administrativa arbetet som med att representera förlaget i externa sammanhang.

Vi ser att du:

• Har mycket goda kunskaper i svenska och engelska, i tal och skrift

• Är van att arbeta strukturerat med en stark känsla för planering och prioritering

• Är serviceinriktad, prestigelös och lösningsorienterad

• Har en god social förmåga och kan läsa av situationer och sammanhang

• Är trygg i att ta egna initiativ och fatta beslut

• Trivs i ett högt tempo och kan hantera flera uppgifter parallellt

• Är utåtriktad och trivs i sociala sammanhang som events, mässor och seminarier

Det är meriterande om du har:

• Erfarenhet av en liknande roll, exempelvis som Executive Assistant

• Erfarenhet av arbete inom kommunikation, marknad eller förlagsverksamhet

• God systemvana och erfarenhet av Officepaketet

• Erfarenhet av att koordinera eller delta i events, mässor eller liknande sammanhang

Om Bokförlaget Stolpe

Bokförlaget Stolpe ger ut fackböcker av högsta kvalitet med stort fokus på design, produktion och innehåll. Förlaget ingår i Axel och Margaret Ax:son Johnsons stiftelse för allmännyttigt ändamål och ger ut böcker med ambitionen att göra kunskap inom humaniora och samhällsvetenskap tillgänglig för en bred publik, både i Sverige och internationellt.

Vi sitter i inspirerande lokaler vid Stureplan i centrala Stockholm, och resor både nationellt och internationellt kan förekomma i tjänsten.

Övrigt/vad händer nu?

I den här rekryteringen samarbetar Bokförlaget Stolpe med Talents By Inhouse. Frågor hänvisas därmed till ansvarig rekryterare Ida Högberg, Ida.hogberg@inhouse.se. Du blir tillsvidareanställd med 6 månaders provanställning hos Bokförlaget Stolpe.

Vi rekommenderar att du skickar in din ansökan så snart som möjligt, då urval och intervjuer sker löpande. Vi tar inte emot några ansökningar via mejl, utan du söker enkelt med ditt CV eller Linkedinprofil. Du ska inte skicka med något personligt brev, vi vet att ditt CV räcker gott och väl. Processen innehåller även arbetspsykologiska tester. Vi ser fram emot din ansökan.