Office Coordinator till Upplevelseinstitutet

Är du den vi söker?

Vill du kunna vara med och påverka hur Upplevelseinstitutet kan utvecklas och stärka sin position som en ledande partner inom upplevelseindustrin i Sverige? Och dessutom älskar sport och upplevelser då är tjänsten hos oss något för dig!

Om Upplevelseinstitutet

Upplevelseinstitutet har sedan starten för 17 år sedan etablerats som Sveriges ledande analysföretag inom sponsring och upplevelser. Vi grundar våra modeller i upplevelseforskningen och har verktyg för att mäta och utvärdera evenemang inom såväl idrott, musik, kultur som festivaler. Årligen mäts ca 30-40 av Sveriges största evenemang, vilket ger unika referenstal så att kunderna kan jämföra sina resultat och utvecklas effektivt. Upplevelseinstitutets roll är att bidra till att skapa attraktiva evenemang och förståelse för olika målgruppers behov samt värdera rättigheter och bidra till att utveckla rättigheternas värden.

Arbetsbeskrivning

I rollen som Office Coordinator på Upplevelseinstitutet ansvarar du för kontoret och att leverera service till företagets kunder och kollegor. Genom att vara tillgänglig och arbeta proaktivt bidrar du till företagets mål och en god företagskultur. I arbetsuppgifterna ingår bland annat:

• Att ansvara för och vara första kontakt på kontoret med en hög servicenivå
• Skapa en inbjudande miljö för både medarbetare och besökare – se till att kontoret är representativt
• Vara ett bollplank för kundansvariga med offerthantering, underlag/lägga in i system.
• Förbereda inför möten (fika, luncher, material mm.)
• Allmänna administrativa uppgifter
• Kontakt med leverantörer samt fastighetsvärd, städbolag osv.
• Driva interna projekt
• Planera event och aktiviteter
• Hjälpa till med offerter och registervård samt uppdatera i system
• Utmana med egna idéer i design kring offerter/rapporter
• Enklare marknadskommunikation och hjälpa kundansvariga
• Hantera sociala kanaler och uppdatera med relevant innehåll
• Uppdatera hemsida med artiklar – och skapa kundbrev

Din profil

Vi söker dig som vill arbeta i en affärs-och serviceorienterad miljö där kunder och kollegor står i fokus. Du är snabb, lösningsorienterad och sprider positiv energi. För att trivas i rollen som Office Coordinator på UIIS behöver du stå stadigt med båda fötterna på jorden, kunna hantera utmanade situationer på ett professionellt sätt och brinna för god service och administration. Du är även professionell i ditt bemötande och har utomordentlig förmåga att skapa goda relationer till andra människor.

Vi söker dig som har några års erfarenhet av en liknande roll inom reception, service, konferens eller Office Management. Vi ser gärna att du är intresserad av sport- och upplevelsebranschen och har följande erfarenhet:

• Projektledning/koordinering
• Administration
• Systemvana
• Goda kunskaper i Officepaketet (främst Outlook, PPT och Excel)
• Flytande i svenska och engelska i tal och skrift

Övrigt

Upplevelseinstitutet samarbetar med Inhouse för att hitta rätt person till denna roll. (Arbetstiderna i rollen är måndag – fredag 08:30 - 17:00.) Du kommer att arbeta på Upplevelseinstitutet fina kontor på Söder i Stockholm.

Vi kommer att påbörja urvalet omgående, sista dagen för din ansökan är den 28 mars. Vi ser gärna att du kan tillträda tjänsten så snart som möjligt (under april/maj). Vi är tacksamma om du endast ansöker med CV. Om du går vidare i processen kommer du som ett första steg att få svara på ett antal urvalsfrågor. Processen innehåller även arbetspsykologiska tester. Vid frågor kontakta ansvarig rekryteringskonsult, Kajsa Tamsen, kajsa.tamsen@inhosue.se