Den vanligaste anledningen till att rekryteringar misslyckas ligger inte hos kandidaterna

Vi har gått igenom fyra års intern rekryteringsdata från avbrutna och misslyckade rekryteringar. En orsak återkommer oftare än någon annan, och den går att åtgärda innan den första annonsen ens är publicerad.

Under de senaste åren har vi på Inhouse följt upp de rekryteringar som inte gick i mål, de som avbröts halvvägs och de som resulterade i en anställning som tog slut alldeles för tidigt. När vi la alla dessa fall bredvid varandra och letade efter mönster var det en sak som stack ut. Den handlar inte om kandidatbrist, inte om lönenivåer och inte om att rätt personer saknas på marknaden. Den handlar om hur uppdraget var formulerat från början.

Den återkommande orsaken är en otydlig kravprofil

Det låter nästan för enkelt för att stämma, men mönstret är tydligt. När kravprofilen är vag, för bred eller aldrig ordentligt förankrad blir varje efterföljande steg i processen lite svårare, lite långsammare och lite mer beroende av tur. En otydlig kravprofil är sällan ett problem som syns direkt. Det visar sig först längre fram, ofta när det redan hunnit kosta både tid och pengar.

För oss som arbetar med rekrytering varje dag är det här ingen överraskning, men storleken på mönstret var ändå slående. Gång på gång kunde vi spåra ett avbrutet uppdrag tillbaka till ett första möte där behovet aldrig blev ordentligt definierat. Det som såg ut som otur visade sig vara en förutsägbar konsekvens.

En orsak som göder andra fel

Det intressanta med otydlig kravprofil är att den sällan uppträder ensam. I de flesta av våra avbrutna processer var den grundorsaken bakom flera andra problem. När ingen är helt överens om vad rollen kräver börjar fel kandidater kallas till intervju, besluten drar ut på tiden och förväntningarna krockar längre fram. Det som ser ut som fyra olika problem är i själva verket ofta samma problem, synligt i fyra olika skeden.

De återkommande orsakerna, kategori för kategori

Otydlig kravprofil ligger överst, men den samspelar med en rad andra orsaker som återkommer i datan. Här är de vanligaste, grupperade efter var i processen de brukar dyka upp.

Kopplat till kravprofilen (vår huvudpoäng)

• Jakten efter den som inte finns. Otydlig eller för bred kravprofil gör att man letar efter en kandidat som inte existerar. Kravlistan blir en önskelista i stället för en prioritering.
• Olika bild från start. Hiring manager och rekryterare ser rollen olika, vilket märks först när kandidater börjar intervjuas och alla tycker olika.
• Skallkrav och börkrav blandas ihop. Bra kandidater sållas bort på fel grunder medan tveksamma går vidare.
• Profilen speglar gårdagen. Kravprofilen beskriver den som slutade, inte den roll verksamheten faktiskt behöver framåt.

Process och tempo

• För långsam process. De starkaste kandidaterna hinner tacka ja någon annanstans, för toppkandidater är sällan tillgängliga länge.
• För många beslutsfattare. Otydligt ägarskap gör att beslut skjuts upp och kandidater tappar intresset.
• Bristande kandidatupplevelse. Dålig återkoppling och tystnad mellan stegen skadar både affär och varumärke.

Förväntningar och verklighet

• Erbjudandet matchar inte marknaden. Lön, förmåner eller flexibilitet ligger fel, något man ofta upptäcker först i slutförhandling.
• Rollen är felaktigt beskriven. Kandidaten börjar och inser att jobbet var något annat än utlovat, vilket ger tidiga avhopp.
• Oklart om plats, hybrid eller distans. Otydliga förväntningar blir en deal breaker sent i processen.

Bedömning och magkänsla

• Rekrytering på likhet. Att välja den som påminner om en själv ger svag mångfald och sämre träffsäkerhet.
• Övertro på magkänsla. Intervjun får ersätta strukturerad bedömning och tydliga kriterier.

Organisation och onboarding

• Ingen tid att onboarda. En i grunden rätt person misslyckas ändå de första månaderna.
• Teamet är inte redo. Kulturen kan inte ta emot personen, vilket ofta bottnar i att behovet aldrig var förankrat internt.

Notera hur ofta spåren leder tillbaka till samma sak. Flera av punkterna ovan hade aldrig blivit ett problem om kravprofilen varit skarp och förankrad från början.

Fem åtgärder som gör skillnad

Den goda nyheten är att detta är en av de billigaste sakerna att rätta till, eftersom arbetet sker innan processen ens har startat. Här är fem konkreta åtgärder.

1. Börja i behovet, inte i tjänsten. Formulera vilket problem rollen ska lösa och vad som ska vara annorlunda om ett år. Titeln kommer sedan.
2. Skilj tydligt på skallkrav och börkrav. Håll skallkraven få och verkligt avgörande. Resten är meriterande, inte diskvalificerande.
3. Förankra profilen med alla som ska bedöma. Se till att rekryterare, chef och intervjuande kollegor har samma bild innan första kandidaten kallas.
4. Definiera hur varje krav ska mätas. Bestäm i förväg vilka frågor, case eller referenser som ska visa om ett krav är uppfyllt, så att bedömningen blir strukturerad i stället för godtycklig.
5. Sätt profilen på pränt och håll fast vid den. Låt den vara det gemensamma facit ni återvänder till genom hela processen, inte ett dokument som glöms bort efter kickoffen.

Slutsats

Den vanligaste anledningen till att rekryteringar misslyckas ligger alltså inte hos kandidaterna. Den ligger i grunden, i själva formuleringen av vad man söker. Varför felrekryteringar sker är sällan en gåta när man tittar på datan, de börjar oftast med en kravprofil som var otydlig redan från start.

Det är samtidigt en uppmuntrande insikt, för det betyder att en stor del av träffsäkerheten avgörs av arbete som är fullt möjligt att göra bättre, och som dessutom kostar minst i början av processen.

Vill ni ha hjälp att skärpa era egna kravprofiler? Hör av er till oss på Inhouse på kontakt@inhouse.se.