“Jag är ny på jobbet hela tiden” – Julia Wiklund är Årets Executive Assistant 2025

Ett pris som synliggör en ofta osynlig roll

Executive Assistant Award delas varje år ut till en person som på ett föredömligt sätt utövar rollen som assistent på ledningsnivå. Bakom priset står Företagsuniversitetet, IMA Sweden – International Management Assistants, Strawberry och Inhouse. I år gick priset till Julia Wiklund, Executive Assistant till vd Tobias Hansson på Hitachi Energy i Sverige.

Priset är ett sätt att synliggöra en yrkesroll som ofta är avgörande för att ledningsarbete och daglig styrning av organisationen ska fungera – men som sällan får den uppmärksamhet den förtjänar. Enligt juryns motivering har Julia ”enastående förmåga att driva och utveckla verksamheten på ett innovativt sätt” och är en ambassadör för yrket.

En lång karriär med stadig utveckling

När vi träffar Julia berättar hon att det var hennes chef Tobias Hansson som nominerade henne till priset:
– Han skrev på chatten: ”Har du fått nåt samtal idag?” Då anade jag att det kunde vara något. Jag har tidigare hintat till ledningsgruppen om att det här priset finns så att han faktiskt tog sig tid att nominera känns oerhört hedrande.

Julia har arbetat som assistent sedan direkt efter gymnasiet och har varit kvar i företaget under hela sin karriär. Hon är baserad i Ludvika, där en av Hitachi Energys största anläggningar ligger.
– Jag gillar verkligen rollen. Den har en tydlig ram med rutinuppgifter, men innehåller också tillfälliga projekt och akuta puckar. Det blir aldrig tråkigt – det känns som att jag är ny på jobbet hela tiden i den bemärkelsen att det ständigt dyker upp nya frågor och utmaningar.

Att frigöra tid för ledarskap

Rollen som Executive Assistant kan se olika ut beroende på organisation och chef, men grunduppdraget är detsamma:
– Det handlar om att underlätta för Tobias. Det är svårt att sätta ord på vad jag gör – det är högt och lågt, hela tiden. Jag sitter med på ledningsmöten, koordinerar resor och kalendrar, förbereder material, bokar in och bokar om möten och fungerar som ett strategiskt stöd. Jag ser till att han får rätt förutsättningar att fokusera på det som är viktigt – att leda företaget. Och ja, jag ser också till att han har tid att äta och andas.

Tillit, framförhållning och lösningsfokus

På frågan om vad som är det mest utmanande i rollen, svarar Julia:
– Inget är egentligen svårt. Jag har jobbat länge, har ett stort kontaktnät och en lösningsorienterad hjärna. Vi har också jobbat ihop i många år, Tobias och jag, och har en ömsesidig tillit. Jag har koll två–tre månader fram i tiden – det har inte han möjlighet till. Jag gör mer än han vet, och så ska det vara.

Kommunikation i stor skala

En insats som särskilt lyfts i juryns motivering är Julias initiativ till Sweden Talks, ett internt TV-program som riktar sig till samtliga 7000 medarbetare i Sverige:
– Vi såg att viktig information från ledningen inte alltid nådde hela vägen ut, särskilt inte till produktionspersonalen. Idén var att skapa ett format som är lätt att ta till sig och riktas direkt till medarbetarna. Istället för ett klassiskt powerpoint möte med standard agenda skapades ett proffstigt studioinspelat tv-program med innehåll som inspirerar hela organisationen. Jag har verkligen inte gjort det här jobbet helt själv utan kommunikationsavdelningen har varit lika involverad och engagerad. Nu har jag släppt det och dom kör vidare utan mig.

Programmet sänds två gånger per år, är runt 40 minuter långt och varje gång lyfter vi fram en ny site – senast var det Piteå.

AI som verktyg i en föränderlig vardag

Julia har också varit drivande i att utbilda ledningsgruppen i AI:
– Jag försöker tänka ”AI först” – det hjälper mig att få en snabbare start på saker, som att förbättra texter, hitta information eller bolla idéer. Vi har börjat arbeta mer strukturerat med hur vi som ledningsgrupp kan använda AI och utveckla vårt sätt att följa upp ledningsgruppsmöten. Jag tror inte att vår roll som assistenter kommer att försvinna – men den kommer att förändras och utvecklas i takt med att AI blir allt vanligare.

Råd till andra som vill växa i rollen

Till andra som är nyfikna på att utvecklas i rollen har Julia ett tydligt råd:
– "Steal with pride", brukar jag säga. Hitta någon i din närhet som du ser upp till där du kan hämta inspiration att utvecklas. Inte för att kopiera, men för att se hur man kan göra. Och var öppen med dina mål – berätta för din chef och kollegor vad du vill. Ingen vet vad du tänker. Plötsligt kanske det kommer en fråga om en tjänst som går i linje med dina mål men frågan kommer inte komma om ingen vet om att det är dit du vill.

Läs mer om hur vi på Inhouse arbetar med Executive Assistants här.

Stort grattis till Julia Wiklund – en värdig vinnare av Executive Assistant Award 2025!