Så skapar du en rekryteringsprocess som håller hela vägen

En bra rekryteringsprocess handlar inte bara om att fylla en vakant roll. Den ska hjälpa er att förstå vilket behov ni faktiskt har, bedöma kandidater på ett relevant sätt och ge alla sökande en tydlig upplevelse av er som arbetsgivare.

Nyckeln är inte fler steg, utan rätt steg i rätt ordning. Med en tydlig kravprofil, gemensamma bedömningsgrunder och ett uttalat ansvar mellan rekryterare och rekryterande chef blir processen lättare att driva och följa upp.

1. Klargör behovet

Innan ni skriver annonsen behöver ni vara överens om varför rollen finns och vad personen ska åstadkomma. En jobbtitel säger sällan tillräckligt om uppdraget.

Samla rekryterande chef och de viktigaste intressenterna och besvara:

• Vilka resultat ska rollen bidra till under det första året?
• Vilka arbetsuppgifter och samarbeten är avgörande?
• Vilken kompetens behöver kandidaten ha från start, och vad kan läras på plats?
• Vilka förutsättningar i teamet eller organisationen påverkar vem som kan lyckas?

Det här blir grunden till en kravprofil som går att använda genom hela processen, inte bara i annonsen.

2. Enas om kravprofilen

En användbar kravprofil skiljer på krav, meriter och sådant som är önskvärt men inte avgörande. Formulera också hur varje viktig del ska bedömas. Om ni exempelvis söker erfarenhet av förändringsarbete behöver ni veta vilka frågor, exempel eller arbetsprov som kan ge ett underlag för bedömningen.

Bestäm tidigt vilka som fattar beslut, vilka som intervjuar och när ni ska stämma av. Det minskar risken för att bedömningen ändras när kandidaterna redan är inne i processen.

3. Planera sökningen

Vissa roller får många relevanta ansökningar. Andra kräver ett mer aktivt sökarbete. Planera därför kanaler, tidslinje och ansvar innan ni publicerar annonsen.

En genomtänkt start kan omfatta annons, urval av ansökningar och aktiv search. När det passar ert behov kan ett kvalitetssäkrat urval i början av rekryteringen frigöra tid för chefen att fokusera på slutintervjuer och beslut.

4. Bedöm konsekvent

Struktur gör det enklare att jämföra kandidater på samma grunder. Utgå från kravprofilen när ni väljer urvalsfrågor och intervjufrågor. Be kandidaten beskriva konkreta situationer, vad hen gjorde och vilket ansvar hen hade, i stället för att bara be om en generell självskattning.

Dokumentera bedömningen nära intervjun och håll isär observationer från tolkningar. Skriv till exempel vad kandidaten beskriver, kopplat till det aktuella kravet, innan ni summerar er helhetsbild. Det skapar ett bättre underlag när flera personer ska fatta beslut tillsammans.

5. Ge tydlig återkoppling

Kandidaten ska veta vad nästa steg är, vem som ansvarar för återkoppling och när besked kan väntas. Det gäller både personer som går vidare och personer som inte gör det.

Planera kommunikationen redan i processkartan. Ett enkelt upplägg är att bekräfta ansökan, återkoppla efter urvalet och alltid följa upp efter intervjuer enligt den tidsplan ni har kommunicerat. Om tidsplanen ändras är det bättre att berätta det än att låta kandidaten vänta utan information.

6. Använd tester och referenser med ett tydligt syfte

Tester, case och referenstagning kan ge värdefulla perspektiv när de är kopplade till det ni behöver bedöma. De ska inte bli en fristående kontrollpunkt sent i processen.

Bestäm därför i förväg vilka frågor varje moment ska hjälpa er att besvara. Referenser kan exempelvis fördjupa er förståelse för hur kandidaten har arbetat i jämförbara situationer, medan ett arbetsprov kan ge underlag för en specifik arbetsuppgift. Bedöm alltid resultatet tillsammans med övrigt underlag.

7. Förbered överlämningen till onboarding

Rekryteringsprocessen slutar inte när avtalet är signerat. Samla det som den nya medarbetaren behöver för att få en bra start: mål för den första tiden, viktiga kontaktytor, introduktion till arbetssätt och en ansvarig chef som vet vilka förväntningar som har kommunicerats.

Det gör övergången från kandidat till medarbetare tydligare och hjälper er att ta vara på den kunskap ni redan har byggt upp under processen.

En rekryteringsprocess ska vara tydlig för alla

En välplanerad process ger er bättre förutsättningar att fatta genomtänkta beslut och ger kandidaterna en mer respektfull upplevelse. På Inhouse omfattar rekryteringsarbetet bland annat kravprofil, search, urval, intervjuer och referenstagning. Läs mer om hur vi kan stötta er rekrytering när ni vill ha hjälp i hela processen eller med utvalda delar.