”Vår personal och kultur är nyckeln till framgång”
Rituals resa startade år 2000 när den första butiken öppnade i Amsterdam. Sedan dess har Rituals mer än 625 butiker, över 1850 shop-in-shops och 4 Urban Spa, vilka finns utspridda i 29 länder runt om i världen. Malin Hedin är med i Inhouse operativa HR-nätverk och arbetar sen tre år tillbaka som HR-Advisor på Rituals.
I rollen som HR-Advisor arbetar Malin nära Rituals 140 regionchefer och butikschefer runtom i Norden med komplexa frågor inom HR, såsom tuffa personalärenden, svåra samtal, uppsägningar, avsked och konflikter i gruppen.
- Det handlar mycket om arbetsrätt, ledarskap och hur man skapar ett välfungerande team med hjälp av våra värderingar och kultur. På Rituals arbetar vi även mycket proaktivt och främjande för att ligga steget före. Vi hittar interna team som fungerar bra och tittar på varför det går bra för dom, hur vi kan bibehålla det och sprida det vidare. Vi går igenom olika så kallade dashboards där vi följer personalomsättningen, sjukfrånvaron och något som kallas för engagemangs KPI. Genom att skicka ut regelbundna pulsenkäter via ett verktyg som heter &Frankly mäter vi våra medarbetares engagemang via detta KPI. HR, ledningsgruppen och alla team får resultaten direkt och i realtid. Vi följer engagemanget, ser om det går de upp eller ner, hur trenderna ser ut och utifrån resultaten gör stödinsatser i de butiker som behöver det. Vi kopplar hela tiden ihop HR-index/KPI:s och nyckeltal med försäljningssiffrorna, oftast finns det ett samband mellan dom. Har vi ett team med hög sjukfrånvaro, hög personalomsättning och lågt engagemangs KPI så ser man det nästan alltid på siffrorna direkt. Har dom högt engagemang, låg sjukfrånvaro och mår bra har butiken ofta höga försäljningssiffror. Vi har även en online utbildningsplattform som heter ”Book of Rituals”. Där kan vi följa vilka och hur många onlinekurser våra medarbetare genomför. Vi tror starkt på att det finns samband mellan kompetensutveckling, försäljning, personalomsättning och välmående.
En av Rituals många butiker.
Malin har varit med i Inhouse operativa HR-nätverk sedan 2018.
- Jag tycker att det ger ett bra erfarenhetsutbyte och det är alltid bra att ha örat mot marken och andra branscher för omvärldsbevakning och trender. Jag har fått med mig någonting efter varje gång och lärt känna spännande och kompetenta ”kollegor”. Jag brinner för hälso- och arbetsfrågor så det ämnet tyckte jag var extra roligt och intressant. Jag vill verkligen ge en eloge till Inhouse för att dom ordnar detta nätverk på ett så bra och generöst sätt.
Läs även liknande artikel om byrån Folket "”Vi vill att alla ska känna sig inkluderade”
Nycklar till framgång
Rituals expanderar snabbt runt om i världen, ungefär 15 butiker öppnas varje år endast i Norden och Malin och hennes kollegor menar att personalen är den viktigaste byggstenen för succén.
- Alla som jobbar här brinner för Rituals filosofi och känner sig som en del av Rituals familjen som vi kallar det. Vår VD pratar alltid om att vi ska vara som en stor italiensk familj, och det är inte bara en klyscha man säger här, utan något vi verkligen är. Stämningen och kulturen här är väldigt familjär och entreprenörsdriven på samma gång. Det är snabba beslutprocesser och hårt arbete som gäller när man bygger bolag samtidigt som vi har väldigt roligt ihop och firar framgångar. Jag trivs väldigt bra i den här kulturen där man verkligen får vara med och påverka. Alla på vårt huvudkontor, oavsett tjänst, är till exempel ute och jobbar aktivt i butikerna under julhandeln. Det är väldigt roligt och man kommer närmare butikscheferna, medarbetarna och kunderna som är det viktigaste för oss. Det beteendet kommer från vår VD, Eduard van Santen, han stod själv i butik och kämpade i flera år innan han fick igång allt. Att vara nära ”affären” och kundmötet är väldigt viktigt för att HR-arbetet ska vara framgångsrikt.
- Utmaningen framöver blir att behålla vår kultur och den familjära känslan medan vi växer. Vi är väldigt måna om att dem vi rekryterar brinner för vår filosofi och vår vision. Vi pratar mycket om våra värderingar, det finns med i allt vi gör. Under introduktionsdagarna pratar vi mycket om ledarskap och värderingar, och på utvecklingssamtalen utvärderar vi hur vi lever upp till värderingarna. När vi ska anställa nya kollegor använder vi oss av ett innovativt rekryteringssystem/process. I processen spelar man t.ex. olika interaktiva spel och gör tester, även om man ska jobba deltid i en butik. Spelet, som Rituals själva har skapat, är som en virtuell värld som utspelar sig i en av våra butiker där man får man ta emot kunder och hjälpa dom. Då får vi en känsla om kandidaten har rätt energi och servicetänk.
Datadrivet HR-arbete
När vår kommunikationschef Hedvig besöker Rituals Stockholmskontor i januari 2020 sitter HR-avdelningen mitt i arbetet med framtida HR-strategier och Malin berättar var Rituals HR-arbete ska lägga sitt fokus kommande tid.
- Vi håller på att digitalisera vår HR-avdelning och det kommer fortsätta vara väldigt viktigt. Vi försöker ta bort så mycket administration som möjligt och arbeta mer datadrivet för att få så mycket bra och korrekt data att analysera som möjligt, och tid för mer värdeskapande arbete. Precis som marknadsavdelningen arbetar med data för att få reda på hur våra kunder tänker och förutser deras beteende, ska HR kunna jobba med våra medarbetare. Jag tror att det i framtiden kommer bli av större vikt att förutspå beteenden. Vad är det som ligger bakom sjukfrånvaron, personalomsättning och liknande? Kan man göra något åt det i tid?
-Vi pratar även om att det är fortsatt viktigt att locka till oss talanger. Alla inom bolaget ska vara en s.k Talent-magnet och sprida sin Rituals-historia; Varför jobbar de på Rituals, vad lockade dem hit, varför jobbar de kvar och vad klappar deras hjärtan för? Jag tror att storytelling ligger i framtiden för företag och det är vi på Rituals duktiga på. Det är en av anledningarna varför vi går emot butiksdöden och är fortsatt framgångsrika på en tuff marknad.
Förutom Rituals deltagande i Inhouse operativa HR-nätverk har vi även hjälpt Rituals med en konsultlösning inom löneadministration.
