Vinnarintervju med 2020 års Executive Assistant of the Year
Under Executive Assistant Awards, som genomförs i anslutning till konferensen Vidgade Vyer varje år i februari, koras Executive Assistant of the Year. 2020 års vinnare Marie Åkesson arbetar sedan 10 år tillbaka som VD-assistent på Systembolaget, och här kan du läsa vår vinnarintervju.
Utdrag ur motiveringen från juryn, där Inhouse sitter med:
”Marie är en naturlig ledare i ett bolag i stark förändring; hon tänker utanför ramarna och vill ständigt utveckla och förstå affären med fokus på lösning. Hon driver många projekt och frågor självständigt, blir ofta inbjuden att arbeta i olika styrgrupper för att driva fram bra lösningar och hitta nya arbetssätt.”
Drömyrket
Trots att Marie har jobbat som administratör och assistent i princip hela hennes yrkesliv, var hon närmare 40 år när hon upptäckte rollen som VD-assistent.
-Jag arbetade som enhetsassistent på Arlanda Express när den dåvarande VD-assistenten skulle sluta och den nya VD:n erbjöd mig att prova på rollen som assistent i ett halvår. Ganska snart upptäckte jag; ”this is my thing”, den här rollen passar mig perfekt. Det här vill jag hålla på med tills jag går i pension!
Tiden gick och julen 2009 blev Marie uppringd av en vän som gjorde henne uppmärksam på att Systembolagets nya VD, Magdalena Gerger, sökte en ny VD-assistent.
-Systembolaget var ett bolag som jag hade varit intresserad av länge, så jag skickade raskt in min ansökan men blev inte uttagen. De hittade dock aldrig rätt person, det blev ett omtag med rekryteringsprocessen och denna gång ringde de mig. Resten är historia.
Arbetsintervju med Systembolagets VD
Redan efter 10 minuter på den första arbetsintervjun med Magdalena kände Marie ”det här är rätt chef”.
-Jag går mycket på magkänslan och det är en kombination av känslor och fakta. När jag träffade henne igen, vid slutintervjun, frågade hon mig vilken miljö jag trivs bäst i och jag svarade ”Jag vill ha motsatsen till Management by fear, och det tror jag du står för. Faktum är att jag tror att vi två skulle jobba väldigt bra ihop”. Då log hon bara, lite diffust, till svar. Men sedan ringde hon upp dagen efter och erbjöd mig jobbet.
I år har Marie arbetat som VD-assistent på Systembolaget i närmare 10 år.
-Jag har aldrig varit på en arbetsplats så här länge innan, och det är tack vare min chef. Hon har bidragit till min utveckling och under hennes ledarskap har jag gått från junior till en senior assistent. Magdalena är ständigt eftersökt och har en kalender som är i ständig förändring så det är mycket att hålla reda på.
Tufft samtal
Systembolaget håller ett väldigt högt tempo då de ständigt är i allmänhetens blickfång, och 2012 var det nära att Maries vardag rasade ihop.
- Jag kom till en punkt när jag själv kände ”jag är ingen bra assistent, jag hinner inte med”, mitt system jag hade byggt upp fungerade inte. Magdalena kallade in mig på ett möte och vi hade ett tufft samtal där hon också identifierade att jag tappade alldeles för många bollar. Jag var övertygad om att jag skulle få sparken, men istället blev jag erbjuden stöd; både från Magdalena och från vår HR-avdelning. Jag trodde först att de tappade bollarna berodde på stress och att jag höll på att gå in i väggen men det var inte anledningen. Det var min mejl. Jag räknade att jag hade omkring 100 mejl om dagen och för varje mejl jag får är det något jag ska göra, planera, tänka på eller komma ihåg. Lösningen för mig var att jag fick kontakt med en coach om tidsplanering, och hon gav mig en massa verktyg och strategier kring hur jag kunde styra upp min mejl och prioritera. På det här sättet har jag fått snurr på det hela och använder mig av de strategierna än idag. Sedan dess har det bara rullat på – inga fler tappade bollar.
Årets assistent 2020
Att vinna Executive Assistant of the Year bygger till stor del på en stark motivering från chefen och det råder ingen tvekan om att Maries och Magdalenas samarbete är lyckat.
- Det är Magdalenas ledarstil som gör att det fungerar så bra och den har hon lyckats genomsyra i hela organisationen. Den är omtänksam men rak. Magdalena och jag har jobbat tillsammans så länge nu och har en tydlighet i hur vi arbetar tillsammans. För det är naturligtvis så att Magdalena jobbar betydligt mycket mer än vad jag gör, och det bör hon göra för att hon är VD, så om hon till exempel sitter en kväll och jobbar och behöver få ur sig saker, är vår deal att hon ska mejla, men jag behöver inte agera förrän dagen efter.
Rollens framtid
- Den framtida VD:n som inte har en assistent som kan avlasta, kommer att få det besvärligt. För vi assistenter är så mångsidiga och kan göra så mycket – det är inte bara att hålla koll på möten och komma med kaffe. Jag är övertygad om att rollen kommer att fortsätta utvecklas och förändras allteftersom samhället förändras, och då är utmaningen att hänga med. För vi får inte fastna, jag rör mig hela tiden. Har man ett driv och vill framåt så ser man vad som behöver göras och måste jag ändra mitt sätt att jobba, då får jag göra det. Jag kan komma till jobbet en dag och tro att ”nu har jag det här att göra”, men sen när jag går hem har jag inte gjort någonting av det, på grund av andra saker som har högre prioritet. Just DET är min vardag, ständig rörlighet.
Avslutningsvis frågar vi Marie vad hon har för råd till dem som är i början av sin yrkesbana som Executive Assistant.
- Ha stora öron och liten mun, det är sättet man lär sig på. Gå inte in och börja tycka en massa saker i början, utan lär dig hur det fungerar först – sen kan man börja utveckla och förändra. Jag har i dagsläget två juniora assistenter som jag coachar. Efter att jag vann Executive Assistant of the Year så skrev jag faktiskt på min LinkedIn ”om du är en junior assistent som vill ha en mentor, hör av dig”. Jag brinner verkligen för assistentrollen, och vill verkligen att den ska fortsätta utvecklas.
