Du har förstärkt teamet: löste det kompetensbehovet?

Du har fått en ny kollega i teamet. Men kan ni nu lösa de uppgifter som tidigare var svåra att hinna med eller klara av? För att veta om ni har löst kompetensbehovet behöver du titta på hur arbetet fungerar, inte bara om rollen är tillsatt. Blir uppgifterna gjorda så bra som det behövs och i tid?

Svaret hjälper dig att avgöra vad som behöver hända härnäst. Kanske fungerar arbetet som tänkt. Kanske får den nya kollegan lägga sin tid på annat, eller saknar underlag för att komma vidare. Här är ett sätt för dig som arbetar med HR eller leder teamet att gå igenom det tillsammans.

Vad behövde teamet hjälp med?

Gå tillbaka till varför du behövde rekrytera. Vad stod i kravprofilen eller anteckningarna inför beslutet? Leta efter vad teamet behövde hjälp med, inte bara vilken titel eller erfarenhet du sökte.

”Vi behöver en controller” säger vem du vill anställa. ”Vi behöver förstå varför siffrorna skiljer sig från prognosen innan vi fattar nästa beslut” säger vad personen ska hjälpa till med. Beskriv uppgiften och vad du vill att den ska leda till.

Behöver teamet fortfarande samma hjälp? Kanske har nya uppgifter tillkommit eller något annat blivit viktigare. Skilj på vad du ville lösa då och vad teamet behöver nu. Då blir det lättare att se vad som har fungerat och vad du behöver ändra.

Hur fungerar arbetet i vardagen?

Be ansvarig chef ta med konkreta underlag från arbetet och låt den som utför uppgifterna beskriva vad som fungerar och vad som står i vägen. Det kan vara en färdig analys, ett hanterat ärende eller ett beslutsunderlag som fortfarande saknas.

Gå igenom frågorna tillsammans:

• Kan teamet lösa uppgifterna? Vad klarar ni nu som var svårt tidigare? Vad behöver ni fortfarande hjälp med, och vad behöver ni kunna mer om?
• Finns tid för rätt uppgifter? Gör den nya kollegan det som var tänkt? Be om exempel på vad som får vänta när annat kommer emellan.
• Har kollegan det som behövs? Finns underlagen, systemen och besluten som krävs för att komma vidare? Vem bestämmer vad som ska göras först när flera chefer behöver hjälp?
• Klarar teamet mer på egen hand? Kan kollegorna ta ansvar för sina uppgifter, eller behöver någon fortfarande ta över andras arbete? Utgå från vad den nya kollegan skulle bidra med. Alla behöver inte kunna allt.

Om kollegan kan lösa uppgiften men får lägga tiden på annat behöver du se över hur arbetet fördelas. Om kunskap saknas behöver du ta reda på vilken. Håll samtalet nära den konkreta uppgiften, i stället för att bedöma personen i stort.

Har arbetet blivit bättre?

Gå tillbaka till det du ville få hjälp med. Fråga dem som behöver teamets arbete: får de nu den analys eller hjälp som tidigare saknades? Kan chefen fatta beslutet som förut fick vänta?

Jämför gärna med hur det såg ut tidigare, om det finns underlag. Tänk på att annat också kan ha ändrats. Uppgifterna kanske har blivit färre eller enklare, eller så hjälper fler personer till. Att arbetet fungerar bättre säger därför inte hur mycket just den nya kollegan har bidragit.

Har du inget att jämföra med? Beskriv vad teamet klarar i dag, utan att dra slutsatser om hur mycket bättre det har blivit. Om kollegan inte har hunnit göra uppgiften ännu är det för tidigt att bedöma hur det går. Bestäm när ni kan titta på arbetet tillsammans igen.

Exempel: analyserna får vänta

I ett fiktivt exempel har en ekonomiavdelning fått en ny controller. Tanken var att cheferna skulle få hjälp att förstå varför siffrorna skiljer sig från prognosen. Ekonomichefen tycker att vardagen har blivit lättare, men cheferna väntar fortfarande på analyserna de behöver för att fatta beslut.

HR och ekonomichefen går igenom vad controllern gör om dagarna. Mycket tid går åt till att sammanställa siffror och rätta underlag. En färdig analys visar att controllern kan göra arbetet, men annat kommer hela tiden före.

Då är det inte självklart att anställa någon mer. Börja i stället med att bestämma vad controllern ska lägga tid på, vem som ska ta fram underlagen och vilken analys som behövs till nästa prognosmöte.

När ni följer upp blir frågan enkel: fick cheferna analysen i tid för att använda den? Om inte, ta reda på vad som kom i vägen innan ni bestämmer om ni behöver mer hjälp.

Vad behöver du ändra?

Sammanfatta vad som fungerar och vad teamet fortfarande behöver hjälp med. Att alla har mycket att göra säger inte i sig vad nästa steg bör vara.

• Teamet klarar det som var tänkt. Bestäm vem som fortsätter att ansvara för uppgifterna och se till att det finns tid för dem även framöver.
• Kollegan kan jobbet men får inte tid för det. Se över vem som gör vad och vem som bestämmer vad som ska gå först. Var tydlig med vad som får vänta när något annat blir viktigare.
• Teamet behöver fortfarande lära sig mer. Beskriv vilken uppgift ni inte klarar och vilken kunskap som saknas. Kan någon i teamet lära sig den, eller behöver du rekrytera eller ta in en konsult?
• Teamet behöver annan hjälp nu. Ändra planen efter dagens uppgifter. Att behoven har ändrats behöver inte betyda att det tidigare beslutet var fel.

Vet du ännu inte vad som behövs? Bestäm vad du ska ta reda på innan du går vidare med en ny lösning.

Nästa steg med HR

Chefen kan ta med exempel på hur arbetet fungerar och vad som behöver göras först. HR kan hjälpa till att jämföra med det ni ville lösa från början och diskutera vilken kunskap teamet behöver framåt. Kom överens om vem som tar tag i vad.

Skriv gärna ner det ni kommer fram till:

Det här behövde vi hjälp med: …

Det här fungerar nu: … Det ser vi till exempel i …

Det här behöver vi lösa: … Vi behöver också ta reda på …

Det här gör vi: Vi fortsätter med … och ändrar … eftersom …

Vem gör vad? … ansvarar för ändringen. Vi följer upp när … har hunnit bli gjort.

Om du behöver stöd med att se över hur arbetet leds och fördelas kan du läsa mer om Inhouses organisationsutveckling. Men om det handlar om att bestämma vilken uppgift som ska gå först kan du börja internt. Avsluta samtalet med ett tydligt nästa steg och vem som ansvarar för det.