Kontakt

”Ny digital teknik underlättar mitt jobb enormt mycket”


Jeanette Held vann tidigare i år priset som Årets Executive Assistant, som Inhouse delade ut på konferensen Vidgade Vyer. Jeanette har arbetat som assistent sedan mitten av 90-talet och arbetar sedan knappt ett år tillbaka på det medicintekniska produktionsföretaget Arjo.

I samband med att Jeanette började på bolaget som Executive Assistant och HQ Manager var Malmökontoret på väg att bli den nya koncernens internationella huvudkontor. Förändringen innebar bland annat ett stort ombyggnadsprojekt som Jeanette har varit ansvarig för.
Rollen som assistent innebär att ständigt hålla sig ajour med vad som händer på bolaget och nu under ombyggnaden har det varit många tidiga morgnar och sena kvällar. Arbetar du som Executive Assistant kan du inte räkna med att ha 9-17 schema, eller att man alltid kan ta 4 veckors sammanhängande semester på sommaren. Man måste oftast anpassa sin semester efter chefen eller ledningen. Jag själv uppskattar att istället ta lite extra ledigt och resa bort i samband med helger, då slappnar jag av som mest.

Missa inte vår artikel ”5 tips för en mer effektiv vardag”

Kan du nämna några viktiga pusselbitar för att lyckas i ditt jobb?
Jag ser det som att min chef är min kund, likaså styrelsen och ledningen. Mitt jobb handlar ju om att avlasta, underlätta och förbereda så att verksamheten fungerar så smidigt som möjligt. Det gäller att vara flexibel och öppen för förändringar och nya idéer, men även att fungera som ett slags filter. Det är mycket papper och viktiga dokument som ska hanteras av cheferna, och jag ser det som mitt ansvar att säkerställa att allt stämmer, och följa upp så att det blir korrekt hanterat hela vägen. Det behövs en välutvecklad fingertoppskänsla och det är viktigt att kunna känna av hur olika personer och situationer bör hanteras. Vi assistenter representerar företaget men även chefen vi arbetar för, och vi är ansiktet utåt i många lägen. Man måste alltid reflektera över hur man går vidare, hur påverkar mitt agerande den fortsatta processen?

I motiveringen till varför du vann stod det att du nyttjar ny teknik, kan du utveckla hur du resonerar där?
Jag tycker att det väldigt viktigt att hålla sig uppdaterad med ny digital teknik, det underlättar mitt jobb enormt. Om jag hör talas om en ny app eller något nytt system vill jag testa om det är något som kan komma till nytta för mig eller någon av mina kollegor. Min dröm är faktiskt det som en del är rädda för; att ha en Alexa på skrivbordet som snabbt kan hjälpa till att hantera en taxibokning om jag exempelvis är upptagen med material till nästa styrelsemöte. I den digitala utvecklingen är det viktigt att vi assistenter ser möjligheter till vår egen utveckling, kanske att få löst vissa enklare arbetsuppgifter snabbare och smidigare, och få utrymme att jobba mer med det vi brinner för.

Vad betydde vinsten som årets Executive Assistant för dig?
Den har betytt väldigt mycket för mig, jag tyckte det var fantastiskt bara att bli nominerad och blev överväldigad när jag vann. Jag har fått en otroligt fin respons, inte minst globalt, det är många som är nyfikna på hur vi lyckas belysa denna yrkesroll så bra, och där tror jag vi i Sverige kan påverka även andra länder till att höja statusen för assistenter. Men egentligen vill jag dela med mig av detta fina pris till alla mina kollegor, hela yrkeskåren. Vi är ofta en osynlig yrkesgrupp som verkar i det tysta men jag är övertygad om att det finns många chefer som vet sin assistents värde, och jag uppmanar både chefer och kollegor att nominera sin assistent till detta pris inför nästa år!

Lästips: Lyckas i medarbetarsamtalet – Tips för dig som medarbetare

Sorterat under Business Services, Nyheter

Liknande artiklar