Så här lyckas du med hybridmötet – 5 konkreta tips
Hybridmötenas era är här! Ett hybridmöte har deltagare både på plats och på distans. Genom hybrida möten kan fler vara med i det viktiga nätverkandet och kunskapsutbytet. Utmaningen ligger i att skapa samma upplevelse och inkludering för alla som deltar i mötet, oavsett om man sitter i samma konferensrum eller digitalt. Här följer tips om hur du lyckas på bästa sätt.
1. Gemensamma regler
Tänk till exempel på att samtliga deltagare lika lätt ska kunna begära ordet oavsett om de sitter på distans eller på plats. På samma sätt som man räcker upp handen i en digital mötesplattform bör man även räcka upp handen i mötesrummet.
2. Se till att alla syns
Sätt in en extra skärm i mötesrummet så deltagare på plats hela tiden kan se dem som är med via länk på ena skärmen medan man på den andra kan dela information eller dokument. En extra kamera i rummet är också till fördel för att de på plats ska synas bättre för de som är med digitalt.
3. Inkludera alla
Som deltagare på distans är det lätt att sakna småpratet i början av mötet. Ett tips för att undvika det är att distansdeltagare alltid kopplar upp sig 5 minuter innan mötet börjar, så även dem får ta del av småpratet.
4. Säkerställ tekniken
Se till att ljudet är bra, både digitalt och i rummet så att samtliga hör varandra väl. Bra ljud är extra viktigt nu när man håller avstånd till varandra och förmodligen sitter utspritt även i lokalen. Om ni inte redan gjort det kan en bra högtalare vara ett klokt inköp.
5. Proffsig mötesledare
Hybridmöten ställer högre krav än normalt på dig som mötesledare. Ta plats i din roll som mötesledare, stoppa, styr och dela ut ordet på ett proffsigt och tydligt sätt så att samtliga deltagare blir lika hörda och sedda oberoende digital eller direkt närvaro.
Lycka till!
