Planera årets rekryteringar tillsammans inom budgeten

Ett smart sätt att planera flera rekryteringar inom budgeten är att låta HR inventera behoven tillsammans med rekryterande chefer på berörda avdelningar. Samla dem i ett gemensamt underlag som visar vilket verksamhetsmål varje roll ska stödja, vilka resurser som finns och när kompetensen behövs. Ta också med var en interimskonsult kan bidra, exempelvis genom att täcka ett tillfälligt behov eller hålla arbetet igång medan en rekrytering pågår. Då får du en tydligare bild av vad som behöver prioriteras nu och hur budgeten kan användas för att möta behoven.

Samla behoven

Ett gemensamt underlag flyttar samtalet från en lista med önskade roller till en gemensam prioritering. HR kan beskriva kompetens och genomförande, ekonomiansvariga kan tydliggöra budgetramarna och rekryterande chefer kan förklara vilka resultat rekryteringarna ska bidra till.

Ett tips är att låta varje rekryterande chef beskriva vilken kompetens som behövs, vad det egna teamet redan kan lösa och när förstärkningen behöver vara på plats. Låt sedan HR sammanställa behoven och stämma av budgeten med ekonomiansvarig. Då kan du jämföra behoven på samma grunder innan du bestämmer vad som ska prioriteras.

En chef som vill rekrytera en specialist, en ekonomichef som behöver säkra en nyckelfunktion och en HR-ansvarig som ser ett kommande kompetensgap kan alla ha rätt. Frågan är vilket behov som är mest avgörande för företaget just nu, och vilket som kan lösas på ett annat sätt under tiden.

Beskriv varje behov

Använd ett gemensamt dokument eller kalkylblad. Gör en rad per behov och använd samma frågor för alla. Då blir jämförelsen mer användbar än om varje funktion kommer med sin egen beskrivning.

• Verksamhetsmål: Vad ska organisationen kunna göra, leverera eller förändra när behovet är löst?
• Arbetsuppgifter och kompetens: Vilka återkommande uppgifter, beslut eller ansvar behöver täckas? Vilken kompetens är kritisk för dem?
• Befintliga resurser: Vilken kompetens finns redan i teamet, och vad kan omfördelas utan att skapa ett nytt problem?
• Tidpunkt och varaktighet: När måste arbetet börja fungera, och är behovet tillfälligt eller långsiktigt?
• Konsekvens av att vänta: Vad påverkas om du skjuter på beslutet? Beskriv den konkreta verksamhetseffekten, inte bara att arbetsbelastningen är hög.
• Möjliga vägar: Kan uppgifterna omprioriteras, kompetensen utvecklas internt, lösas med ett tidsbegränsat uppdrag eller kräver de en permanent rekrytering?
• Beslutsägare: Vem tar nästa steg, och vilket underlag behöver den personen för att kunna göra det?

Undvik att börja med en färdig jobbtitel. En titel säger sällan tillräckligt om vilket problem som ska lösas, när det behöver lösas eller vilken omfattning som krävs.

Koppla behoven till målen

Börja med ett mål som verksamheten redan arbetar mot. Det kan vara att genomföra ett förändringsprojekt, säkra leveransen i en nyckelfunktion eller bygga upp ett område som ska bära ansvar över tid.

Beskriv sedan sambandet i en mening: För att kunna X behöver vi Y kompetens under Z period. Om den meningen är svår att skriva behöver du ofta förtydliga behovet innan du jämför det med andra.

Ett exempel: Ett team behöver rapportering och uppföljning inför en systemförändring. Behovet kan då handla om att säkra kompetens i en avgränsad period, snarare än att omedelbart besluta om en permanent roll. Det är ett exempel på hur uppdraget kan definieras, inte en rekommendation för varje organisation.

Se över befintliga resurser

Kontrollera först vad organisationen faktiskt har kapacitet att göra. Finns den relevanta kompetensen redan, men i fel del av organisationen? Går vissa arbetsuppgifter att pausa, förenkla eller fördela annorlunda? Och har en chef tid och mandat att introducera en ny kollega när behovet väl är beslutat?

Det här är inte ett argument för att alltid lösa behov internt. Det är ett sätt att skilja ett verkligt kompetensgap från ett otydligt resursproblem. När du har gjort skillnaden tydlig blir det också lättare att formulera en kravprofil som går att arbeta med.

Om du går vidare med rekrytering beskriver Inhouses rekryteringstjänst en process som bland annat omfattar kravprofil, urval och intervjuer. Ett tydligt gemensamt underlag ger en bättre startpunkt för den typen av arbete.

När passar interim?

Ett tidsbegränsat uppdrag kan vara relevant när behovet har en tydlig start och slutpunkt, till exempel vid en vakans, ett förändringsprojekt eller en period med extra belastning. En interimskonsult är enligt Inhouses tjänstebeskrivning en erfaren chef, ledare eller specialist som går in i ett tidsbegränsat uppdrag.

Ställ två frågor innan du väljer väg: Är uppdraget avgränsat nog att en person kan kliva in med ett tydligt ansvar? Och vilket långsiktigt ansvar behöver finnas kvar när uppdraget är slut?

Om behovet är varaktigt kan en permanent rekrytering vara mer relevant. Om det främst handlar om att stabilisera en period, frigöra tid för ett viktigt projekt eller täcka en tydlig frånvaro kan ett tidsbegränsat upplägg vara värt att bedöma. Dokumentera alltid varför du väljer en väg, så att nästa beslut inte börjar från noll.

Prioritera och fatta beslut

Avsätt ett möte där samma beslutsfattare tittar på hela underlaget, inte på ett behov i taget. Låt rekryterande chefer börja med målet och tidpunkten. Låt HR förtydliga kompetensen och möjliga arbetssätt. Låt ekonomin synliggöra vilka ramar som gäller för helheten.

Gå sedan igenom varje rad med tre frågor:

1. Vad riskerar verksamheten om vi väntar?
2. Vad kan vi göra med de resurser som redan finns?
3. Vilket nästa steg behöver tas, och av vem?

Avsluta med ett beslut per behov: gå vidare nu, utred ett alternativ, planera för senare eller avstå. Skriv även ner vad som behöver ändras för att frågan ska tas upp igen. Ett tips är att bestämma redan på mötet när du ska följa upp besluten och vilka förändringar som kan göra att ett behov behöver prioriteras om.

Följ upp besluten

Ta nästa steg utifrån det beslut du faktiskt har fattat. Ett prioriterat rekryteringsbehov kan behöva bli en tydlig kravprofil. Ett tidsbegränsat behov kan behöva en avgränsad uppdragsbeskrivning. Ett behov som får vänta ska ha en tidpunkt för ny bedömning och en ansvarig.

Om du behöver stöd för att definiera ett prioriterat rekryterings- eller konsultbehov är nästa steg att samla det gemensamma underlaget och använda det som grund för dialogen. Då blir det lättare att börja i verksamhetens behov, inte i den lösning som råkar ligga närmast till hands.