Vinnarintervju med Executive Assistant 2021
Under Executive Assistant Awards koras Executive Assistant of the Year och 2021 års vinnare är Eva Jalex på CGI. Eva har arbetat som assistent i närmare 25 år och här kan du läsa vår vinnarintervju.
Här är ett utdrag ur juryns motivering till Evas vinst:
”Eva skapar fantastiska förutsättningar för att ledningsarbetet ska fungera. Genom sitt sätt att förebygga, förutse och förbättra driver hon sin chef och sig själv framåt som ett team. Att ventilera och diskutera olika delar av verksamheten med Eva ger nya perspektiv och insikter. Eva ligger ofta steget före, är proaktiv och vågar driva egna synpunkter. Hon har en aktiv roll i affärsplaneringsarbetet och gör allt från att driva workshops till att styra upp arbetet. Evas akademiska bakgrund och breda erfarenhet gör att hon kan hantera både interna och externa relationer och representera företaget på ett föredömligt sätt.”
Ledare att inspireras av
Eva började studera till lärare i språk 1982 och kompletterade sedan sina studier med psykologi, juridik, ekonomi samt litteratur på Stockholms universitet.
-Jag studerade på deltid och arbetade parallellt i rekryteringsbranschen med att intervjua ledare i samband med tester. Efter flera år på samma bolag i olika roller kände jag att det var dags för något nytt – men vad? Under en intervju för en helt annan tjänst sa rekryteraren att hon trodde jag skulle gilla rollen som assistent och erbjöd ett intressant uppdrag hos Hallbergs Guld/Guldfynd och jag bestämde mig för att prova jobbet som assistent. Jag blev assistent åt VD:n på Hallbergs Guld/Guldfynd och det assistentjobbet gjorde mycket för min utveckling. Han guidade mig, var generös med sin kunskap och var en tydlig ledare.
När VD:n sedan bytte jobb till Coop följde Eva med och sedan följde flera år inom retailbranschen.
-Det skedde stora organisationsförändringar inom COOP och jag blev erbjuden jobbet som VD-assistent på Vin & Sprit. Den VD:n hade ett otroligt öga för detaljer och där lärde jag mig att det inte alltid behöver gå fort, och riskera att det blir fel, utan lärde mig värdet av att pausa ibland. Det är något som jag har arbetat mycket med under åren och som har blivit en viktig nyckel. När ny VD tillträdde började ett samarbete med en chef som var tydligt målinriktad, pushade mig att våga nya saker och vi kom att jobba ihop i åtta år.
Vikten av att dela chefens värderingar
För tre år sedan blev Eva uppringd av en tidigare kollega som ville att hon skulle träffa den nya VD:n på CGI, ett av världens största IT- och affärstjänsteföretag med 77 000 medarbetare över hela världen.
-Redan i receptionen kände jag av den goda stämningen, folk log mot varandra när de träffades i korridorerna och verkade trivas ihop. Jag mötte en VD med bra energi och ett väldigt tydligt ledarskap. Jag hann jobba med honom i drygt ett år innan han slutade och det kom in en ny VD, John Karnblad. Det var långt ifrån självklart att jag skulle stanna kvar när det blev ett VD-byte. Det har nämligen alltid varit otroligt viktigt för mig att jag ska kunna stå bakom chefen och dela chefens värderingar och ledarskapsfilosofi. Vårt samarbete har, trots Corona restriktioner, varit mycket utvecklande och jag uppskattar verkligen Johns ledarskap.
Att lyckas i sin roll som assistent
Eva återkommer flera gånger under intervjun till hur viktigt det är att ha en tydlig roll i organisationen.
-Två kritiska faktorer för att lyckas i sitt uppdrag som assistent är att ledaren är villig att delegera av sin arbetsbelastning och att assistenten kan fånga upp det. Det är också av största vikt att kommunicera till organisationen vad assistenten har för typ av befogenheter och mandat, något jag har upptäckt många gånger i mitt arbetsliv är helt avgörande för att lyckas i sin roll.
-En annan sak som är viktig i den här rollen är att läsa mellan raderna och försöka fånga upp det som inte sägs för att hjälpa sin chef. Till exempel kan jag under ett möte notera att någon rynkar på ögonbrynen när ett beslut tas och då kan jag flagga för min chef att något kanske behöver följas upp eller förtydligas. Jag kan med andra ord fånga upp saker i ett konferens- eller Teamsmöte, medan min chef är upptagen att leda själva mötet.
Tips till blivande assistenter
Avslutningsvis frågade vi Eva om hon har något råd till personer som är intresserade av att börja arbeta som assistent.
-Rollen definieras av chefen vilket betyder att dennes syn på rollen samt vilken typ av assistent just denna person vill ha och kan variera, så välj din chef med omsorg. Du och chefen behöver ha ömsesidig respekt er emellan och ha förståelse för varandras roller. Jag vill även betona att det går att göra karriär i den här branschen. Man kan både få en fot in i önskad bransch, lära känna själva affären grundligt och tjäna bra. Det här är verkligen en roll som man kan utveckla och forma.
Missa inte vår artikel "Så här får du en mer effektiv arbetsdag – 5 tips"
